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Anexo Online - Cláusulas Adicionales

i. Generalidades

El presente documento establece los Términos y Condiciones Generales de contratación respecto a los servicios prestados por Ayenda y hace parte integral del contrato celebrado entre Ayenda y el Hotel.

1. Obligaciones de Ayenda. Ayenda deberá llevar a cabo los siguientes actos:

a. Acompañamiento y Apoyo al Aliado en la implementación y en la operación del Hotel.

i. Asignar un ejecutivo de cuenta, quien será la persona encargada de dar apoyo y soporte al Aliado en la operación del hotel, y serán el canal de comunicación con Ayenda. El ejecutivo de cuenta hará un seguimiento periódico al Hotel, dependiendo de las necesidades de cada Hotel y/o lo acordado por las partes.

ii. Acceso a plataforma de Aprendizaje denominada Ayenda Academy para el entrenamiento del personal del hotel en fundamentos básicos de servicio hotelero.

b. Habilitación de herramientas tecnológicas y servicios de hotelería profesional.

i. Acompañamiento tecnológico para la mejora de la operación del Hotel y su eficiencia.

ii. Atención personalizada a sus huéspedes para gestión de reservas o consultas relacionadas con el hotel a través de un call center.

iii. Dar acceso al Aliado a un PMS (property management system o sistema informático de propiedad de Ayenda) desarrollado para la gestión de las reservas de los Huéspedes del Hotel, y a capacitarlo para el uso del sistema.

iv. Contar con personal especializado en la vinculación y uso de cuentas del Hotel en canales digitales y los demás canales de ventas, para la comercialización del Hotel.

c. Asesoría profesional en comercialización y mercadeo.

i. Estudio de mercado constante para la administración y comercialización de habitaciones del hotel, enfocadas en generar mayor ocupación del hotel.

ii. Desarrollo de canales digitales propios como página web y aplicación móvil de Ayenda para promoción del Hotel.

iii.Realizar un estudio profesional de mercado que permita establecer tarifas dinámicas según temporada, competidores, características del Hotel, entre otros factores.

iv. Despliegue de equipos comerciales profesionales para conseguir alianzas corporativas estratégicas que generen mayor ocupación en el hotel.

v. Estructuración de programas de lealtad con hoteleros y huéspedes.

2. Obligaciones del Aliado. El Aliado deberá llevar a cabo los siguientes actos:

a. Proceso de implementación y operación del Hotel: Como parte del proceso de implementación del Hotel y durante toda la vigencia del Contrato, el Aliado es responsable de lo siguiente frente al Hotel:

i. Hacer un registro fotográfico profesional de las instalaciones del Hotel para su comercialización en canales digitales. Este registro fotográfico podrá ser realizado por parte de Ayedna y su costo lo cubrirá el Aliado, o por le contrario, el Aliado puede decidir hacerlo por su propia cuenta, pero debe tener en cuenta que este mismo debe ser realizado con ciertos estándares que pide Ayenda y deberá ser aprobado por este último. En caso que no sea aprobado por Ayenda, el hotel debe cubrir el gasto del estudio que realice directamente Ayenda.

ii. Presentar a tiempo toda la información y documentación requerida por Ayenda: a) Número de identificación tributaria del Aliado y del Hotel (si aplica), c) certificación bancaria, d) Licencia de funcionamiento o Turismo, e) Certificado de registro y vigencia de la sociedad (si se trata de una sociedad), f) documento que acredite capacidad para actuar en nombre de la sociedad (si se trata de una sociedad), g) documento de identificación de quien firma el presente Contrato.

iii. Incluir, siempre y cuando los permisos legales lo autoricen y en el momento que Ayende lo solicite o sea convenido por las Partes, un letrero de Ayenda en su fachada.

iv. En caso que así se acuerde con Ayenda. hacer uso de cojines, pies de cama, y demás material que contenga incluida la marca Ayenda, los cuales sean proporcionados por Ayenda o adquiridos por el Hotel, por el Hotel , de acuerdo con instrucciones de uso de marca compartidas por parte de Ayenda al Aliado.

v. El Hotel en el interior y exterior debe contar con una calidad óptima para lograr espacios impecables y de acuerdo con los estándares de calidad de Ayenda. Así mismo se obliga a atender oportunamente las solicitudes que haga Ayenda con respecto a reparaciones necesarias y/o locativas, mejoras al Hotel y mejoras en la atención a los Huéspedes y en su operación, con miras a prestar un servicio de calidad y estandarizado a los mismos.

vi. Entregar a cada Huésped un artículo de aseo personal que incluya al menos un jabón de cuerpo, por persona, cada día de por medio.

vii. Dar acceso exclusivo a Ayenda al 100% del inventario de habitaciones del Hotel, lo cual implica que todas las habitaciones disponibles del Hotel serán comercializadas por Ayenda. En el evento en que el Hotel no acepte una de las reservas proveniente de los canales digitales y OTAS (comercializados por Ayenda conforme al Objeto del Contrato entre las Partes), el Hotel deberá pagar a Ayenda el valor que correspondería a la comisión por el 100% de la reserva.

viii. Realizar en su totalidad las capacitaciones virtuales definidas por Ayenda.

ix. Realizar alguna conducta, contraria a lo establecido en esta cláusula o en el Anexo Online, dará lugar a la terminación automática del contrato, por parte de Ayenda, sin necesidad de requerimiento de incumplimiento.

x. El Aliado deberá reembolsar a Ayenda los valores que Ayenda deba pagar directamente a los huéspedes en calidad de devoluciones solicitados por este último, en los casos en que el huésped pagó la tarifa de la reserva directamente al hotel. El Aliado autoriza expresamente a Ayenda, para retener y descontar de los montos recaudados por cualquier concepto para cubrir el reembolso mencionado previamente.

xi. En el evento en que el Aliado cancele una reserva realizada por cualquiera de los canales de comercialización, deberá encargarse de reubicar al huésped en un hotel de iguales o mejores características y asumir la diferencia de tarifa. El Aliado deberá reembolsar a Ayenda los costos que Ayenda deba incurrir en el evento en que por causas externas a Ayenda, esta última deba reubicar a uno o más huéspedes en otro hotel de la cadena. El Aliado autoriza expresamente a Ayenda, para retener y descontar de los montos recaudados por cualquier concepto para cubrir el reembolso mencionado previamente.

xii. El Aliado acepta y autoriza de forma expresa a Ayenda a cobrar y/o retener de las sumas recaudadas por cualquier concepto, con el fin de cubrir pagos pendientes. Lo anterior aplica para comisiones, amenidades, y demás conceptos que puedan surgir en el desarrollo del contrato.

xiii. Cumplir con el proceso de Onboarding realizado por Ayenda y contar con su visto bueno sobre cumplimiento de los requisitos presentados por Ayenda.

xiv. Al salir al Aire se dará inicio a la comercialización por parte de Ayenda de las habitaciones del Hotel por los diferentes canales, y se comenzará a liquidar y a aplicar el cálculo de la comisión de Ayenda según lo descrito en la cláusula segunda del presente Contrato.

b. Administración y/o gestión de reservas en el PMS.

c. El Aliado deberá mantener actualizada la información de disponibilidad de los servicios, espacios, y demás características del hotel que sufran modificaciones en el desarrollo del presente contrato. En caso de no informar oportunamente, cualquier reclamación y/o reparación a huéspedes deberá ser atendida directamente por el hotel.

3. Administración de Cuentas en Canales Digitales

Adicionalmente a lo establecido en la sección “Administración de Cuentas en Canales Digitales” del Contrato, Ayenda podrá suscribir al Aliado a nuevos canales digitales.

Adicionalmente, Ayenda será el titular de los derechos de las imágenes del Hotel que Ayenda publique en los canales digitales en ejecución de los Servicios. Una vez terminada la relación con Ayenda, los canales digitales se devolverán con el historial con el que cuenta hasta la fecha. Se eliminará el registro fotográfico que incluya la marca Ayenda y cualquier relación que haya con respecto a las marcas de Ayenda.

Al publicar el Hotel en los Canales de Ayenda u otros medios, Ayenda sólo actúa como un facilitador, por esto, el Aliado es el único responsable de proporcionar los servicios de alojamiento a los Huéspedes y de documentar todas las operaciones de las que este y los Huéspedes sean parte y garantizará que se cumplan con las normas aplicables.

Por otro lado, dentro de la gestión de la reserva, Ayenda podrá a su voluntad dar soporte a los Huéspedes que se comuniquen al support center de Ayenda y referirá las dudas y retroalimentación de los mismos al Aliado. Sin embargo, Ayenda no será responsable de, y no proporcionará información sobre el Hotel diferente a la suministrada por el Aliado.

4. Cancelaciones de Reservas y Traslados: Las reservas no se pueden rechazar por parte del Aliado y únicamente podrá modificarlas en situaciones excepcionales, las cuales deberá consultar previamente con Ayenda y este último deberá dar su visto bueno por escrito. Una vez que la reserva se haya realizado en el PMS, en los Canales de Ayenda o en cualquiera de los canales digitales, se confirmará inmediatamente y el Aliado está en la obligación de honrar y cumplir dicha reserva y deberá respetar el monto de la tarifa ofrecida al Huésped al momento de hacer la reserva. En caso de sobreventas o situaciones imprevistas en las que el Aliado no pueda recibir una reserva previamente confirmada, el Aliado deberá reubicar al Huésped bajo las siguientes circunstancias:

a. Si el Hotel tiene otras habitaciones o unidades disponibles, entonces deberá ubicar al huésped en otra habitación o unidad del mismo tipo o mejor, sin cobrarle más. En este caso, el Aliado deberá proporcionarle todos los servicios que tenía en su reserva original, como por ejemplo baño privado, ventana, entre otros. En este evento, el Hotel deberá reportar el cambio en el PMS.

b. Si el Hotel no cuenta con otras habitaciones o unidades disponibles, entonces deberá encontrar un alojamiento de la misma categoría o de una superior, ubicado en la misma zona de la ciudad o en una zona de similares características (puede tratarse de un hotel que no sea parte de Ayenda) y cubrir los costos correspondientes a la diferencia tarifaria en el alojamiento y asumir el costo del transporte al nuevo alojamiento. En este evento, el Hotel deberá reportar el cambio en el PMS.

c. En el evento en que no se cumpla con los supuestos anteriores y el Aliado no encuentre ningún alojamiento alternativo cerca, el Aliado deberá contactar a Ayenda y solicitar el reembolso pagado por la tarifa en caso de que ya se haya pagado y deberá compensar al huésped, manteniendo indemne a Ayenda por las consecuencias que se desprendan de dicha omisión. Se deja claro que en el evento que ello suceda, Ayenda igual cobrará al Aliado la comisión correspondiente y aplicable a dicha reserva. Este último caso, Ayenda podrá optar por voluntariamente por ofrecer alojamiento alternativo de estándares comparables al mismo precio al Huésped o superior y el Aliado deberá asumir los sobrecostos que se causen por ello, en todo caso, el Aliado deberá mantener indemne a Ayenda por las consecuencias que se desprendan de dicha omisión.

En todos los casos mencionados anteriormente, independientemente de donde se traslade al Huésped, Ayenda cobrará la comisión correspondiente y aplicable a dicha reserva.

Lo anterior, sin perjuicio de que Ayenda pueda dar por terminada su relación contractual con el Aliado y reclamar los perjuicios a que haya lugar.

En en evento en que Ayenda decida extender una reserva previamente confirmada, o decida que debe cancelarse una reserva existente para darle prioridad a un huésped en particular y ello genere una sobreventa, Ayenda se encargará de cancelar dicha reserva o de reubicar al huésped respecto de la reserva que que no puede ser tomada, conforme a las políticas internas de Ayenda. En este último caso, el Aliado no asumirá la diferencia tarifaria.

5. Procedimiento para calcular Penalidades: a continuación el procedimiento para calcular las penalidades establecidas en la cláusula 11 del Contrato principal:

a. El Aliado no ingresa todas las reservas en el PMS En beneficio del Huésped, si el Aliado no ingresa al PMS todas las reservas de los huéspedes que hacen check in en el Hotel, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que el Hotel actualice su PMS con las reservas.
ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que actualice su PMS con las reservas.
iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.
iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.
v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

b. El Aliado no respeta la tarifa ofrecida en la reserva: En beneficio del Huésped, si el Aliado cobra a un Huésped una tarifa mayor o menor a la que le fue ofrecida en el momento de hacer la reserva, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.
ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.
iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.
iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), en el evento en que el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.
v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

c. No cumplimiento con estándares de calidad y espacios impecables. En beneficio del Huésped, en caso que el Aliado no mantenga en el interior y exterior del Hotel espacios impecables, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por Ayenda, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.
ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.
iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.
iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), en el evento en que el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.
v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

d. Sanción por no pago: Ayenda tendrá la facultad de suspender totalmente la comercialización del hotel en el evento en que éste incumpla con cualquiera de las obligaciones consagradas en el presente Contrato, incluidos los pagos a favor de Ayenda por cualquier concepto. Previo a dicha suspensión Ayenda remitirá una comunicación notificando dicha situación.

Una vez el hotel normalice el cumplimiento de la obligación o realice el pago adeudado, y ello seasea validado por parte de Ayenda, se restituirá la comercialización del Hotel. No se generarán sumas a favor del Hhotel por concepto de daños, perjuicios, o sumas dejadas de percibir como resultado de esta penalidad.

6. Declaraciones y Garantías: El Aliado declara que:

a. No existe ningún reclamo, litigio, liquidación, suspendido, pendiente o por iniciarse contra la respectiva Parte, que pueda: imponer restricciones para cumplir sus obligaciones bajo los términos consagrados en el presente Contrato y/o en sus anexos; (ii) impedir, obstaculizar o dilatar la adecuada ejecución del presente Contrato y/o de sus anexos; o (iii) derivarse o resultar en la revocatoria, nulidad, ineficacia, inoponibilidad o invalidez del presente Contrato, sus anexos o de alguna de sus disposiciones.

b. Cumplen con la normativa que les es aplicable y con los requisitos legales aplicables generales y a quienes prestan servicios de hospedaje.

c. Es el propietario legítimo del Hotel o es su operador o ha sido autorizado por estos para (i) celebrar el presente Contrato; (ii) llevar a cabo el objeto del mismo.

d. No permitirá el ingreso de menores de edad sin la compañía de sus representantes legales, e implementará políticas en contra de la explotación sexual infantil.

7. Propiedad Intelectual, Marcas de Ayenda y Información Confidencial.

7.1. Propiedad Intelectual Cada parte mantendrá la titularidad sobre los activos intelectuales de su propiedad, puestos a disposición para la prestación de los Servicios y concederán en favor de la otra parte licencia para el uso, en los términos que constan en el Contrato, en el presente documento y/o en sus anexos para el uso de los signos distintivos. Asimismo, los Derechos de Propiedad Intelectual, Nuevos Proyectos y Otros Activos Intangibles que pudieren resultar con ocasión de la prestación de los Servicios, serán de propiedad de Ayenda. Lo anterior incluye, pero sin limitarse, al know how y los desarrollos tecnológicos como el PMS o similares, la aplicación, entre otros.

Para efectos del presente documento, se entenderán las siguientes definiciones:

A. Derechos de Propiedad Intelectual: significa cualquiera y todos los derechos sobre todas las creaciones del intelecto humano desarrolladas antes y durante la ejecución de los Servicios, incluyendo, pero sin limitarse a, las invenciones, modelos de utilidad, diseños industriales, marcas y otros signos distintivos, secretos industriales, circuitos integrados, obras literarias y artísticas, obras audiovisuales, software, playbooks, manuales, cursos, investigaciones, nombres de dominio y cualquier otro derecho de propiedad industrial o de derechos de autor, de cualquier tipo en cualquier parte del mundo (incluyendo las correspondientes aplicaciones).

B. Nuevos Proyectos: significa cualquiera y todas las ideas expresadas, conceptos expresados, descubrimientos, proyectos en desarrollo, nuevos desarrollos, planos, diseños y prototipos que no sean susceptibles de ser protegidos por derechos de propiedad intelectual.

C. Otros Activos Intangibles: significa cualquiera y todos los procesos, técnicas, know-how, dispositivos, aparatos, especificaciones, diseños, prototipos, circuitos, algoritmos, programas, códigos, documentación u otro material o información, tangible o intangible, que no sean susceptibles de protección por derechos de propiedad intelectual o de cualquier otra forma (incluyendo todas las versiones, modificaciones, mejoras y trabajos derivados de ello).

De cara a la ejecución de los Servicios, los Derechos de Propiedad Intelectual, Nuevos Proyectos y Otros Activos Intangibles (los “Activos de Propiedad Intelectual”) se regirán por las siguientes reglas:

a. Ayenda será titular de los derechos patrimoniales de los Activos de Propiedad Intelectual que resulten con ocasión de la prestación de los Servicios.

b. El Aliado se obliga a suscribir con sus empleados, contratistas, subcontratistas, representantes, asesores y aquellas personas que tengan acceso a los Activos de Propiedad Intelectual, los documentos necesarios para asegurar la cesión de los derechos patrimoniales que pudieran llegar a corresponderles a dichas personas sobre los Activos de Propiedad Intelectual que resulten con ocasión de la ejecución de los Servicios.

c. El Aliado se obliga a usar los Activos de Propiedad Intelectual que reciba de Ayenda única y exclusivamente para los propósitos mencionados en el Contrato y/o en sus anexos, por lo tanto, se abstendrá de usar, divulgar, o reproducir dichos activos para fines diferentes a los autorizados por Ayenda, en beneficio propio o a favor de terceros sin la autorización previa, expresa y escrita por parte de Ayenda.

d. El Aliado se obliga a no realizar ningún acto que pueda perjudicar o afectar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda, el good will de éste o la reputación de que gozan sus marcas.

e. El Aliado se obliga a no modificar, transformar o alterar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda.

f. El Aliado se obliga a no utilizar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda como parte de su nombre comercial o denominación social después de la terminación de la relación comercial entre las Partes.

g. El Aliado se obliga a no solicitar, ni durante la vigencia de la relación comercial entre las Partes ni después de su terminación, el registro de derechos de propiedad intelectual que sean similares a los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda.

h. El Aliado se obliga a notificar inmediatamente a Ayenda si conoce de alguna infracción que se esté cometiendo respecto de sus Activos de Propiedad Intelectual por parte de terceros.

i. El Aliado indemnizará a Ayenda por el uso indebido que él, sus empleados, contratistas o representantes, hagan de marcas o imagen corporativa de Ayenda y en general por cualquier violación a la propiedad intelectual del mismo.

7.2 Marcas de Ayenda. En virtud del proceso de estandarización y de la relación comercial entre las Partes, el Aliado publicitará y comercializará el Hotel conjuntamente con su marca y las marcas y/o signos distintivos que se relacionan de Propiedad de Ayenda, los cuales son propiedad de Ayenda y serán licenciados, única y exclusivamente durante el término de vigencia de la relación comercial entre las Partes establecido en el Contrato, al Aliado para el desarrollo de lo establecido en el Contrato y/o en sus anexos. Sin perjuicio de lo anterior, el Aliado se obliga a utilizar dichas marcas y signos distintivos de acuerdo con las instrucciones emitidas y políticas fijadas por Ayenda.

La licencia que por este documento se concede, no otorga ningún derecho económico con respecto a las marcas y signos distintivos en favor del Aliado.

El Aliado se compromete a no hacer nada que perjudique o dañe el nombre comercial, las marcas, signos distintivos o la reputación de Ayenda.

El no cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo da lugar a la terminación inmediata sin necesidad de requerimiento del incumplimiento.

7.3 Información Confidencial Toda la información relacionada con los Servicios y con el Hotel es confidencial para las Partes. Se entiende por información confidencial, toda la información escrita o verbal que las Partes o sus Representantes (accionistas, administradores, empleados o asesores) hayan suministrado o suministren a la otra de cualquier forma y por cualquier medio, antes o después de la suscripción del Contrato y/o de la aceptación de sus anexos, o que sea suministrada por un tercero, pero esté relacionada con los Servicios (en adelante la “Información Confidencial”), incluyendo pero sin limitarse al know how de Ayenda puesto a disposición para la prestación de los Servicios.

En consecuencia, las Partes se obligan a no revelar, divulgar, exhibir, mostrar, comunicar, comercializar o producir para terceros la Información Confidencial y a usarla única y exclusivamente para dar cumplimiento a lo establecido en el Contrato y/o en sus anexos. De igual forma, las Partes se obligan a no usar la Información Confidencial de modo que pueda ser de alguna manera, directa o indirectamente, perjudicial para la otra Parte y a implementar medidas de seguridad estrictas para evitar la divulgación, alteración, fuga o uso no autorizado de la Información Confidencial.

Parágrafo 1. Duración. Esta obligación de confidencialidad estará vigente por todo el término de duración de la relación comercial entre las Partes y durante 2 años contados a partir de su terminación.

Parágrafo 2. Propiedad. Toda la Información Confidencial entregada seguirá siendo propiedad exclusiva de la Parte Reveladora o de quien ésta la haya obtenido.

8. Caso Fortuito y Fuerza Mayor:

Las Partes quedan exoneradas de responsabilidad por el incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones o por la demora en la satisfacción de cualquiera de las prestaciones a su cargo derivadas del presente Contrato, cuando sea resultado o consecuencia de la ocurrencia de un evento de fuerza mayor y/o caso fortuito debidamente invocadas y constatadas. Así mismo el contrato podrá darse por terminado ante la ocurrencia de una situación de fuerza mayor y/o caso fortuito que imposibilite la ejecución del presente contrato.

9. Responsabilidad por daños e Indemnidad:

El Aliado manifiesta que es el único responsable de cada uno de los riesgos que implica desarrollar su actividad y por lo tanto, son de su cargo todas las obligaciones que se originen por razón del servicio que preste, en relación con terceros o con su propio personal, afectados por daños, perjuicios, lesiones, accidentes o muertes. En el mismo sentido, el Aliado se obliga a mantener indemne a Ayenda y a sus representantes frente a cualquier costo incurridos con ocasión de la instauración de una demanda, reclamación, litigio, proceso, condena, pleito o acción legal de cualquier tipo, por parte de un tercero, aduciendo la responsabilidad del Aliado, sus empleados, dependientes, representantes, contratistas o subcontratistas, en relación con los servicios que se ofrecen en el Hotel y con el desarrollo del objeto social del Aliado en general, o por parte de empleados, contratistas u otros del Aliado en contra de Ayenda. Esto también aplica para casos de incumplimiento al Contrato y/o a sus anexos por parte del Aliado y/o por suministrar información que no sea veraz, completa, exacta, suficiente o frente a la cual no se cuenta con la autorización requerida para su revelación. El Aliado acepta que, estos eventos, Ayenda y/o sus Representantes pueden llamarlo en garantía o denunciar el pleito, asumiendo desde ese momento la defensa y costos de aquellos. El Aliado será el único responsable de todos los daños que él y representantes (accionistas, administradores, empleados, contratistas y otros) ocasionen a Ayenda o a terceros.

10. Autonomía:

La relación existente entre las Partes es de naturaleza comercial, por ende, estas manifiestan que: Hay exclusión expresa de cualquier forma de relación laboral. No existe subordinación o dependencia de carácter laboral del Aliado respecto de Ayenda y es claro que las orientaciones, indicaciones o instrucciones de Ayenda son las meramente indispensables y necesarias para el adecuado, oportuno y eficiente desarrollo de la relación comercial existente entre las Partes.
Por la prestación de los Servicios por parte de Ayenda no se generarán los derechos propios de una relación laboral en favor del Aliado.
El personal que directa o indirectamente utilice el Aliado en desarrollo de sus actividades será dependiente suyo y no adquiere ningún vínculo laboral con Ayenda.

11. Prohibición de cesión:

En razón a que la relación contractual surge en consideración a las calidades de las Partes, ni las obligaciones y ni los derechos establecidos en el Contrato, ni en sus anexos, podrán ser cedidos en todo ni en parte por ninguna de las Partes, salvo que medie el consentimiento previo, expreso y por escrito de la otra Parte con respecto a la cesión y a la persona del cesionario.

12. Relación de las Partes:

Nada de lo contenido en este documento, ni en sus anexos ni en el Contrato se podrá interpretar como que constituye al Aliado como agente o representante de Ayenda o viceversa, o que las Partes son parte de una empresa conjunta o socias para cualquier fin. Ninguna de las Partes será responsable de las acciones u omisiones de la otra Parte, y ninguna de las Partes tendrá autoridad para hablar a nombre de, representar u obligar a la otra Parte de ninguna manera sin la previa autorización escrita de la otra Parte.

13. Utilización de la marca Ayenda:

El Aliado no podrá utilizar la marca Ayenda para fines diferentes a los descritos en el presente contrato.

14. Utilización de la marca Ayenda:

Las Partes acuerdan que Ayenda podrá hacer visitas a las instalaciones del Hotel, con el fin de verificar que se estén cumpliendo con las obligaciones del Aliado establecidas en el presente Contrato. El Aliado deberá permitir que se realicen dichas visitas, sin previo aviso.

15. Origen de recursos:

El Aliado declara que los recursos, fondos, dineros, activos o bienes de su propiedad son de procedencia lícita y no están vinculados con el lavado de activos ni con ninguno de sus delitos fuente, de la misma forma, declara bajo la gravedad de juramento que los recursos, fondos, dineros, activos o bienes que pasen a su propiedad producto de la ejecución del presente contrato no van a ser destinados para la financiación del terrorismo o cualquier otra conducta delictiva, de acuerdo con las normas penales vigentes, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes derivadas del incumplimiento de esta cláusula.

16. Anticorrupción:

17. Transparencia financiera, e información en Centrales de riesgo:

El Aliado autoriza a Ayenda, para consultar, informar, reportar, procesar, divulgar, modificar, actualizar, aclarar o retirar ante los operadores de información y las centrales de información y riesgo legalmente establecidas, todo lo referente a la información y comportamiento financiero, comercial y crediticio del Aliado y el estado de cumplimiento de las obligaciones asumidas en el marco del Contrato, y sus anexos. Adicionalmente El Aliado autoriza a Ayenda, para consultar sus antecedentes en distintos medios como Truora o páginas similares.

18. Proceso de Offboarding (Salida): Una vez finalice el Contrato con el Hotel, se surtirá el siguiente proceso:

18.1 Reservas futuras:

i) Respecto de las reservas realizadas por recepción (Front Desk), Ayenda enviará una lista al Hotel con las reservas que están pendientes y el estatus respecto al pago de las mismas. Ayenda transferirá al hotel el valor recaudado por parte de Ayenda, respecto a las reservas con fecha de estadía posterior a la terminación del Contrato, las cuales se hayan realizado por medio de recepción (Front Desk).
ii) Respecto a las reservas que fueron realizadas en el Hotel por medio de canales directos de Ayenda, Ayenda se encargará de darle el tratamiento que determine Ayenda a su favor, bien se que las cancele, las reubique en otros hoteles Ayenda o decida que el Hotel las debe honrar.
ii) Respecto a las reservas que fueron realizadas en el Hotel por medio de las OTAs, el Hotel se encargará de honrar y respetar dichas reservas. Ayenda transferirá al hotel el valor recaudado por parte de Ayenda, respecto a las reservas con fecha de estadía posterior a la terminación del Contrato, las cuales se hayan realizado por medio de las OTAS.

18.2 Procedimiento de desvinculación de los canales digitales:

Para surtir el proceso de desvinculación del Hotel de Ayenda, Ayenda deberá cerrar la disponibilidad de comercialización del Hotel en canales digitales y en el PMS hasta tanto el hotel no se ponga al día con los pagos pendientes a favor de Ayenda. Luego de que el Hotel se encuentre al día en los pagos conforme a las obligaciones establecidas en el Contrato, Ayenda hará el proceso de desvinculación en OTAs y entrega al Hotel de los accesos para que ellos sean los encargados de la relación con las OTAs a partir del momento.

ii. Colombia

1. Datos Personales: Las Partes se obligan a dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable.

Los datos personales de los Huéspedes que sean recolectados en desarrollo de los Servicios conformarán una base de datos que será de propiedad tanto del Aliado como de Ayenda, por lo anterior, ambas Partes se obligan a tratar dichos datos de conformidad con las finalidades autorizadas por sus respectivos titulares.

El Aliado autoriza a Ayenda para que recolecte, use, almacene, transmita los datos personales de personas naturales vinculadas o relacionadas con este (en el evento en que sea necesario para el desarrollo de los Servicios) con el propósito de dar cumplimiento a las obligaciones o hacer efectivos los derechos que se desprenden del Acuerdo de Vinculación, del presente documento y/o de sus anexos. El Aliado podrá conocer los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales dirigiéndose a la política de protección de datos de Ayenda, la cual se encuentra en el siguiente link: https://ayenda.com/politica-de-privacidad.

El Aliado declara que cuenta con la autorización de los titulares de los datos personales para el tratamiento, y/o almacenamiento de la totalidad de la información propia, y de terceros, por lo que exonera a Ayenda de cualquier responsabilidad por el manejo de dicha información.

Parágrafo 2. Ayenda se reserva el derecho a adelantar inspecciones y auditorías en relación con el cumplimiento del Aliado de la normativa en materia de protección de datos personales, sin necesidad de previo aviso.

2. Mandato especial para cobro y recaudo de tarifas:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, quien para efectos del presente se denomina EL MANDANTE y la sociedad Ayenda S.A.S., sociedad comercial con domicilio en Medellín, Colombia, identificada con NIT 900.979.801-1, quien para efectos del presente se denomina EL MANDATARIO, acuerdan que el MANDATARIO queda facultado para que realice las gestiones/encargos que se identifican a continuación, con el fin del desarrollo del Contrato suscrito entre las partes:

El Aliado – Mandante, otorga a través del presente documento autorización expresa para que Ayenda – Mandatario, adelante las gestiones para el recaudo del precio por los servicios de hospedaje prestados por el Mandante. Los dineros que ingresan o recibe Ayenda - Mandatario en nombre del Aliado- Mandante son un ingreso para terceros, que deben ser incluidos en la contabilidad del mismo.

Ayenda- Mandatario se obliga a entregar una certificación al Mandante con los ingresos recibos por su cuenta y en su nombre, de conformidad con la normatividad tributaria vigente.

El Mandante se obliga a expedir la factura correspondiente por la prestación de los servicios prestados a los huéspedes, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

En el caso en que, en desarrollo del presente contrato se realicen transacciones con clientes corporativos de Ayenda, el Aliado – Mandante, otorga mandato para la facturación y recaudo por cuenta y en nombre del Aliado de los servicios de hospedaje prestados por el Mandante a los clientes corporativos del Mandatario.

Ayenda- Mandatario se obliga a expedir la factura teniendo en cuenta las calidades del Mandante, y cumpliendo los requisitos y normatividad tributaria expedida para el efecto, en particular el artículo 617 del Estatuto Tributario nacional y el artículo 1.6.1.4.9 y siguientes del del Decreto 1625 de 2016.

3. Responsabilidad de pago de IVA: Las Partes manifiestan su aceptación a las siguientes disposiciones:

3.1 La responsabilidad de declarar y pagar el IVA de las facturas que expida Ayenda, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusiva de Ayenda.
3.2 Ayenda se compromete a que se le emita al Huésped, al momento en el que se efectúe la reserva de una habitación a través de las Plataformas o Canales de Ayenda y/o de los Canales digitales, una confirmación de la misma, lo cual en ningún caso se entenderá como una factura o un documento equivalente.
3.3 La prestación de los servicios de hospedaje y/o complementarios por parte del Aliado al Huésped tendrá IVA incluido, en los casos en los que el Aliado sea responsable de IVA. El responsable de declarar y pagar el IVA aquí mencionado, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusivamente el Aliado.

4. Poder para Uso de canales digitales:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, declara mediante el presente documento, que confiere poder especial, amplio y suficiente a Ayenda S.A.S., sociedad comercial con domicilio en Medellín, Colombia, identificada con NIT 900.979.801-1, para que realice todas las gestiones necesarias en los canales digitales que sean utilizados para el desarrollo del Contrato suscrito entre las partes. Por lo anterior, el Hotel confiere poder a Ayenda S.A.S. para:

4.1. Manejar los canales digitales del Hotel, haciendo a Ayenda S.A.S. responsable del manejo del inventario, disponibilidad y tarifas de la propiedad en los canales digitales.
4.2. Tener control sobre las cuentas de propiedad del Hotel en los diferentes canales digitales, por lo tanto, tendrá acceso al Usuario y Contraseña del Hotel.
4.3. Que el recaudo de las reservas realizadas por los canales digitales, en caso de que los mismos paguen a Ayenda, ingresen a la cuenta que Ayenda S.A.S. disponga para ello, el cual será entregado al Hotel de acuerdo con las condiciones del Contrato.

En razón de lo anterior, Ayenda S.A.S., se hará responsable de gestionar las reservas que ingresen durante el periodo de vigencia del contrato, siempre y cuando los accesos a canales digitales hayan sido entregados. Una vez finalice el Contrato con el Hotel, se procederá según el proceso descrito en la siguiente sección titulada “Proceso de Offboarding (Salida)” descrito en el presente.

iii. México

1. Datos Personales:

Con la finalidad de garantizar y salvaguardar su derecho a la privacidad y la autodeterminación informativa, y de conformidad con las políticas de privacidad de AYENDA MÉXICO S. de R.L. de C.V. (“AYENDA”), así como con lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (“LFPDP”) y su Reglamento (“Reglamento”), se emite el presente Aviso de Privacidad:

IDENTIDAD DEL RESPONSABLE

AYENDA, con domicilio en Calle del Seminario 176, Colonia Lomas de la Herradura, Huixquilucan C.P. 52785 es el responsable de la obtención, uso, divulgación y almacenamiento de datos personales (en lo sucesivo “Tratamiento de Datos”), en los términos de la LFPDP.

DATOS PERSONALES Y FORMA DE RECABARSE

AYENDA, solicitará datos personales cuando usted solicite y/o contrate cualquiera de nuestros servicios, ya sea en su calidad de cliente o proveedor, de manera personal, a través de medios electrónicos o por cualquier otra fuente que la Ley permita.
Los datos personales que se le podrán requerir serán los necesarios para la adecuada prestación de nuestros servicios dentro de los Estados Unidos Mexicanos (“México”) y/o el extranjero. Usted entiende y acepta que sus datos personales podrán ser tratados directa o indirectamente por terceros ya sean proveedores, prestadores de servicios o asesores profesionales externos que actúen conjuntamente con AYENDA o a solicitud de AYENDA, cuando dicho tratamiento por parte de terceros sea necesario para que AYENDA preste o realice los servicios que usted ha solicitado y cumpla cabalmente con sus obligaciones como prestador de dichos servicios. Asimismo, AYENDA podrá proporcionar la información a usted requerida a las autoridades competentes.
En el caso de que AYENDA comparta sus datos personales con terceros se asegurará de que dichos terceros tomen las medidas necesarias para proteger la confidencialidad y seguridad de sus datos personales. Asimismo se requerirá a dichos terceros que cumplan con las políticas de privacidad de AYENDA, con el presente Aviso de Privacidad, así como con las disposiciones legales vigentes.
Los datos personales que pudieran recabarse son, de manera enunciativa más no limitativa, los siguientes:

- Información de contacto personal y de empresa (nombre, nombre de la empresa, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono o número de fax).
- Información que nos permita verificar su identidad tal como fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, domicilio particular, etcétera.
- Nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono de otras personas a las que se nos pida que enviemos información o contactemos.
- Información de pago (incluida información de tarjetas de crédito o número y dirección de servicios de pago por Internet) e información financiera, como número de cuenta bancaria.
- Además cuando visita nuestro sitio web, podemos recabar cierta información por medios automáticos, como cookies y web beacons. La información que recabamos de este modo incluye: dirección IP, características del navegador, características del dispositivo, sistema operativo, preferencias de idiomas, URL a las que se hace referencia, información sobre acciones realizadas en nuestro sitio, y fechas y horas de las visitas al sitio web. Una "cookie" es un archivo de texto que los sitios web envían a los ordenadores de los visitantes o a otros dispositivos conectados a Internet para identificar de forma exclusiva el navegador del visitante o para almacenar información o configuraciones en el navegador. Un "web beacon", también conocido como etiqueta de Internet, etiqueta de un único píxel o GIF transparente, vincula las páginas web a servidores web y sus cookies y se puede utilizar para transmitir la información recabada mediante cookies al servidor web. Por medio de estos métodos de recopilación automática, obtenemos datos de seguimiento de clics (clickstream data), que es un registro del contenido en el que el visitante hace clic mientras navega por un sitio web. Mientras el visitante hace clic por el sitio web, se puede estar recogiendo y almacenando un registro de sus acciones. Es posible que vinculemos algunos de los elementos de datos que recogemos mediante estos métodos automáticos, como la información de su navegador, con otra información obtenida sobre usted con el fin de poder conocer, por ejemplo, si ha abierto un correo electrónico que le hemos enviado. También es posible que utilicemos herramientas de análisis de sitios web de terceros para recabar información sobre el tráfico de visitantes en nuestros sitios web. Su navegador puede indicarle de qué forma avisarle cuando recibe cierto tipo de cookies o cómo restringir o deshabilitar ciertos tipos de cookies. Sin embargo, le rogamos que tenga en cuenta que, sin las cookies, es posible que no pueda utilizar todas las funciones de nuestro sitio web.

AYENDA almacenará sus datos personales exclusivamente para las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad, y durante el tiempo que sea necesario de conformidad con lo que establezcan las disposiciones legales vigentes.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

El acceso a los datos personales en posesión de AYENDA, se limitará a las personas que necesiten tener acceso a dicha información, con el propósito de llevar a cabo las finalidades identificadas en el presente Aviso de Privacidad.

AYENDA utilizará la información recabada para los siguientes fines:

- Prestarle los servicios que solicite.
- Comunicarnos con usted y dar respuesta a sus preguntas y/o comentarios.
- Identificar a nuestros clientes de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.
- Procesar y recopilar pagos.
- Cumplir las exigencias legales correspondientes y nuestras políticas.

CONSENTIMIENTO

Usted debe otorgar a AYENDA su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, mismo que AYENDA entenderá otorgado cuando habiéndose puesto a su disposición el presente aviso de privacidad usted no manifieste su oposición dentro de de un plazo de 5 días, de conformidad con lo previsto en los Artículos 8, 10 y 37 de la LFPDP y los Artículos 11, 12, 13 y 14 de su Reglamento.
Para todos los efectos a que haya lugar, AYENDA manifiesta que sus datos personales no serán tratados para las finalidades que sean distintas a aquéllas que son necesarias y den origen a la relación entre usted, como titular de los derechos personales, y AYENDA, como prestador de servicios.

MEDIOS PARA EJERCER LOS DERECHOS ARCO

Conforme a la LFPDP usted tiene el derecho de ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (los “Derechos Arco”) de la siguiente forma:

Usted tiene derecho de acceder a sus datos personales que poseemos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos; cancelarlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señalados en el presente Aviso de Privacidad, estén siendo utilizados para finalidades no consentidas o haya finalizado la relación contractual o de servicio, o bien, oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos, excepto en los casos señalados en disposiciones legales aplicables.

Para ejercer sus Derechos Arco usted, como el titular de los datos personales, o su representante legal debe enviar un escrito señalando lo que requiere, vía correo electrónico o por mensajería a las siguientes direcciones:

Responsable de atender las solicitudes de los titulares: Aldemar Ortega
AYENDA MÉXICO S. de R.L. de C.V. en Calle del Seminario 176, Colonia Lomas de la Herradura, Huixquilucan C.P. 52785
México, D.F.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: +52 55 41601921

El escrito para ejercer los Derechos ARCO debe ser firmado autógrafamente por usted, titular de los datos personales, o su representante legal, y en caso de que no sepan o puedan firmar colocarán su huella digital. Dicho escrito deberá ir acompañado de una identificación oficial del titular de los datos o su representante legal, así como la documentación que acredite la personalidad de este último.
Asimismo, en caso de que usted desee revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales por parte de AYENDA, deberá enviar un escrito conforme a lo anteriormente señalado indicando la revocación de su consentimiento.

CAMBIOS AL AVISO DE PRIVACIDAD

AYENDA, se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad, así como a sus políticas de privacidad para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios o productos, entre otras. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: (i) anuncios visibles en nuestros establecimientos o centros de atención a clientes; (ii) en nuestra página de Internet https://ayenda.com/

2. Responsabilidad de pago de IVA:

Las Partes manifiestan su aceptación a las siguientes disposiciones:

2.1 La responsabilidad de declarar y pagar el IVA de las facturas que expida Ayenda, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusiva de Ayenda.

2.2. Ayenda se compromete a que se le emita al Huésped, al momento en el que se efectúe la reserva de una habitación a través de las Plataformas o Canales de Ayenda y/o de los canales digitales, una confirmación de la misma, lo cual en ningún caso se entenderá como una factura o un documento equivalente.

2.3 La prestación de los servicios de hospedaje y/o complementarios por parte del Aliado al Huésped tendrá IVA incluido, en los casos en los que el Aliado sea responsable de IVA. El responsable de declarar y pagar el IVA aquí mencionado, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusivamente el Aliado.

3. Poder para uso de canales digitales:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, identificado como aparece al pié de su firma, quien en adelante se denominará el Aliado y/o el Hotel, mediante el presente documento, confiero un poder especial, amplio y suficiente para actos de administración a Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V. con domicilio en Ciudad de México, México, para que realice todas las gestiones necesarias en los canales digitales que sean utilizados para el desarrollo del Contrato suscrito entre las partes. Por lo anterior, el Hotel confiere poder a Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V. para:

3.1. Manejar los canales digitales, haciendo a Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V. responsable de la promoción, comercialización, disponibilidad y tarifas de las habitaciones del Hotel en los canales digitales.
3.2. Tener control sobre las cuentas de propiedad del Hotel en los diferentes canales digitales, por lo tanto, tendrá acceso al Usuario y Contraseña del Hotel.
3.3. Que el recaudo de las reservas realizadas por los canales digitales, en caso de que los mismos paguen a Ayenda, ingresen a la cuenta que [Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V. disponga para ello, el cual será entregado al Hotel de acuerdo con las condiciones del Contrato.

En razón de lo anterior, Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V, se hará responsable de gestionar las reservas que ingresen durante el periodo de vigencia del contrato, siempre y cuando los accesos a canales digitales hayan sido entregados. Una vez finalice el Contrato con el Hotel, se procederá según el proceso descrito en la siguiente sección titulada “Proceso de Offboarding (Salida)” descrito en el presente.

4. Mandato especial para cobro y recaudo de tarifas:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, quien para efectos del presente se denomina EL COMITENTE y la sociedad Ayenda México, S. DE R.L. DE C.V., sociedad anónima de capital variable con domicilio en Ciudad de México, México, quien se denomina EL COMISIONISTA, acuerdan que el COMISIONISTA queda facultado para que realice las gestiones/encargos que se identifican a continuación, con el fin del desarrollo del Contrato suscrito entre las partes.

4.1. El Aliado – Comitente, otorga a través del presente documento la autorización expresa para que Ayenda – Comisionista, reciba y haga el cobro correspondiente por cuenta y en nombre del Aliado - Comitente a los Huéspedes por los servicios de hospedaje prestados en el establecimiento del Aliado- Comitente, ya sea que estos mismos sean personas naturales o jurídicas.
4.2. Ayenda – Comisionista, se obliga a realizar los actos y documentos contables requeridos para que el recaudo de los pagos de las tarifas de hospedaje tengan las retenciones y/o aplicaciones tributarias correspondientes para cada caso en específico. Se aclara que los dineros que ingresan o recibe Ayenda - Comisionista en nombre del Aliado- Comitente, son un ingreso a terceros, que deben ser incluidos en la contabilidad del mismo.
4.3. Duración y terminación del mandato: el presente anexo, es una cláusula netamente accesoria al contrato principal, es por esto que, una vez terminado el contrato principal, el presente anexo perderá su vigencia y su validez.
4.4. Manejará devoluciones y cancelaciones por parte de los Huéspedes de conformidad con la política de términos y condiciones vigente para las reservaciones pagadas por anticipado.

iv. Perú

1. Datos Personales:

Lo dispuesto en este anexo es de aplicación exclusiva para los usuarios y visitantes domiciliados en la República de Perú. En caso de contradicción entre lo dispuesto en el texto de la Política de Privacidad y este anexo, regirá para los usuarios y visitantes domiciliados en la República de Perú lo dispuesto en este anexo.

¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

AYH PERU S.A.C., identificada con RUC N° 20605460250, domiciliada en Av. Pardo y Aliaga Nro. 699 Int. 802, Distrito de San Isidro, Provincia y Departamento de Lima (en adelante, Ayenda Perú), es el responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios que visitan nuestro sitio web y/o tienen comunicación con nosotros vía whatsapp u otro medio de comunicación. Por ello, con el objeto de evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y/o robo de los datos personales facilitados por los usuarios, Ayenda Perú ha adoptado las medidas de seguridad jurídicas, organizativas y técnicas apropiadas y legalmente requeridas.

¿Cuáles son las finalidades del tratamiento?

Recolectamos datos personales teniendo en cuenta los procesos a realizar, por tanto las finalidades de tratamiento pueden ser las siguientes:

a. Reclutamiento: recopilar, tratar y almacenar datos personales con el fin de llevar a cabo el proceso de selección al que aplicas.
b. Proceso de integración de hoteleros dentro de la cadena: atender tu solicitud de contacto, consultar y verificar la información entregada por ti como hotelero interesado en hacer parte de la cadena ante fuentes privadas, públicas y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar antecedentes y adecuado comportamiento para hacer parte de la cadena.
c. Procesos de gestión de reservas y huéspedes:
  - Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial contigo como huésped de Ayenda.
  - Registrar a un huésped en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su reserva, estadía y posterior seguimiento de calidad del servicio prestado.

d. Libro de reclamaciones: atender y dar trámite a tus peticiones, quejas y reclamos formulados.
e. Mantener contacto contigo a través de correo físico o electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea, telefónicamente, o a través de cualquier otro medio de comunicación a fin de llevar a cabo actividades comerciales o de mercadeo sobre los servicios de la cadena (solo aplicable a quienes acepten el aviso de fines adicionales).

¿En qué banco(s) de datos se almacenará mi información y quien es el titular del mismo?
Ayenda Perú es el titular del banco de datos en donde se almacenarán los datos personales que usted facilite a través de nuestro sitio web, vía whatsapp u otro medio de comunicación. En función a la finalidad del tratamiento de tus datos, tus datos personales se almacenarán en uno de los siguientes bancos de datos personales debidamente registrados:

a. Postulantes
b. Hoteles Aliados
c. Huéspedes
d. Quejas y reclamos
e. Prospectos de clientes

Se informa al usuario que, cualquier tratamiento de datos personales, se ajusta a lo establecido por la legislación vigente en Perú en la materia (Ley Nº 29733, su reglamento y normas complementarias).

¿Se transfieren los datos personales a terceros?

a. Postulantes
Ayenda Perú utiliza los servicios de la plataforma de reclutamiento Recruitee a través de Recruitee B.V. cuyos servidores se encuentran en los Países Bajos para el proceso de recopilación de los datos personales. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de ejecutar el proceso de reclutamiento desde la empresa matriz.

b. Hoteles Aliados
Ayenda Perú utiliza los servicios de la plataforma de CRM HubSpot a través de HubSpot Inc. cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos con la finalidad de realizar un adecuado seguimiento y contacto con los hoteles aliados. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de ejecutar la relación contractual desde la empresa matriz.

c. Huéspedes
Ayenda Perú transfiere tus datos personales al hotel aliado en el que hayas hecho una reservación con el fin de ejecutar la relación contractual. Por otro lado, Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Digital Ocean LLC, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de gestionar y ejecutar la relación contractual desde la empresa matriz. En caso de resultar aplicable, Ayenda Perú utiliza el servicio de envío de comunicaciones de Twilio Inc., cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos.

d. Quejas y reclamos
De resultar aplicable, Ayenda Perú transfiere tus datos personales al hotel aliado en el que hayas hecho una reservación con el fin de obtener la información necesaria para atender tu requerimiento. Por otro lado, Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Google Inc, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de atender su requerimiento desde la empresa matriz.

f. Prospectos de clientes
Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Google Inc, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de realizar las acciones de mercadeo desde la empresa matriz.

¿Las respuestas del formulario son obligatorias? ¿Cuál es la consecuencia de responder o negarse a hacerlo?
Con excepción de los fines de mercadeo, los datos solicitados son necesarios para cumplir con la finalidad de tratamiento. Por lo tanto, el consentimiento por parte de un usuario o usuaria es obligatorio; de no otorgarse, Ayenda Perú no podrá realizar las finalidades descritas anteriormente.

¿Por cuánto tiempo se realiza el tratamiento?

Los datos personales proporcionados por cada usuario o usuaria se conservarán por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento hasta que solicite su cancelación.

¿Cómo puedes ejercer tus derechos para controlar tu Información Personal?

Cada usuario o usuaria puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, cancelación, revocación y demás derechos consagrados en la Ley y su Reglamento, mediante una solicitud dirigida a [email protected] o comunicandose al número telefónico 997523013.

En determinados casos, mantendremos en nuestros archivos la Información Personal que nos hayas pedido que suprimamos únicamente cuando exista un deber contractual o legal de mantener tu Información Personal. Una vez eliminado el deber contractual o legal, procederemos a suprimir tu Información Personal.

De considerar que no has sido atendido en el ejercicio de tus derechos puedes presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, dirigiéndote a la Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos: Calle Scipión Llona 350, Miraflores, Lima, Perú.

2. Poder para Uso de canales digitales:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, propietario del Hotel, quien se denominará el Hotel para efectos de la presente sección, mediante el presente documento, confiero poder especial, amplio y suficiente a AYH PERÚ S.A.C, identificado con RUC 20605460250, con domicilio en AV Pardo y Aliaga 699, distrito San Isidro, Provincia y Departamento de Lima, quien se denominará Ayenda, para que realice todas las gestiones necesarias en los canales digitales que sean utilizadas para el desarrollo del Contrato suscrito entre las partes. Por lo anterior, el Aliado confiere poder a Ayenda para:

2.1. Manejar los canales digitales, haciendo a Ayenda. responsable del manejo del inventario, disponibilidad y tarifas de la propiedad en los canales digitales.
2.2. Tener control sobre las cuentas de propiedad del Hotel en los diferentes canales digitales, por lo tanto, tendrá acceso al Usuario y Contraseña del Hotel.
2.3. Que el recaudo de las reservas realizadas por los canales digitales, en caso de que los mismos paguen a Ayenda, ingresen a la cuenta que Ayenda. disponga para ello, el cual será entregado al Hotel de acuerdo con las condiciones del Contrato.

En razón de lo anterior, Ayenda S.A.S., se hará responsable de gestionar las reservas que ingresen durante el periodo de vigencia del contrato, siempre y cuando los accesos a canales digitales hayan sido entregados. Una vez finalice el Contrato con el Hotel, se procederá según el proceso descrito en la siguiente sección titulada “Proceso de Offboarding (Salida)” descrito en el presente.

3. Responsabilidad de pago de IGV:

El Aliado y Ayenda, quienes suscriben el Contrato de prestación de servicios, manifiestan su aceptación a las siguientes disposiciones:

3.1. La responsabilidad de declarar y pagar el IGV de las facturas que expida Ayenda, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusiva de Ayenda.
3.2. Ayenda se compromete a que se emita al Huésped, al momento en el que se efectúe la reserva de una habitación a través de las Plataformas o Canales de Ayenda y/o Canales digitales, una confirmación de la misma, lo cual en ningún caso se entenderá como una factura o un documento equivalente.
3.3. La prestación de los servicios de hospedaje y/o complementarios por Parte del Aliado al Huésped tendrá IGV incluido, en los casos en los que el Aliado sea responsable de IGV. El responsable de declarar y pagar el IGV aquí mencionado, ante la autoridad administrativa correspondiente, es única y exclusivamente el Aliado.

4. Recaudo de Tarifas:

El Aliado, según como se identifica en el Contrato firmado por las Partes, declara por medio del presente que autoriza a AYH Perú S.A.C. con RUC 20605460250 la completa administración de los canales digitales y el recaudo de las reservas de pago anticipado a la siguiente cuenta:

AYH Perú S.A.C
Cuenta Corriente N° 0011-0179-01-00079741
BBVA Continental