Facebook pixelContrato socio hotelero

Anexo Online - Cláusulas Adicionales

i. Generalidades

El presente documento establece los lineamientos del Acuerdo de Prestación de Servicios celebrado entre las partes, y hace parte integral del contrato celebrado entre Ayenda y el Hotel.

1. Obligaciones de Ayenda. Ayenda deberá llevar a cabo los siguientes actos:

a. Acompañamiento y Apoyo al Aliado en la implementación y en la operación del Hotel.

i. Hacer un registro fotográfico profesional de las instalaciones del Hotel para su comercialización en canales digitales.

ii. Proporcionará al Hotel los bienes y/o proveedores necesarios para completar la implementación del Hotel, como lo son cojines, pies de cama, letrero exterior para fachada, así como material publicitario con la marca Ayenda para ser distribuida en sus instalaciones, por consideración de ambas partes. Estos bienes estarán incluidos dentro del costo de la implementación del hotel.

iii. Entrenar al personal del Hotel por medio de capacitaciones para que estos desarrollen de manera correcta las actividades de estandarización, servicios, calidad y operación en el Hotel.

iv. Asignar un HOSS (ejecutivo de cuenta) y RC (representante de calidad), los cuales serán asignados al momento de salir al aire, quienes darán apoyo y soporte al Aliado en la operación del hotel, y serán el canal de comunicación con Ayenda. Los HOSS y RC harán un seguimiento periódico al Hotel, dependiendo de las necesidades de cada Hotel y/o lo acordado por las partes.

v. Acceso a plataforma de Aprendizaje denominada Ayenda Academy para el entrenamiento del personal del hotel en fundamentos básicos de servicio hotelero.

b. Habilitación de herramientas tecnológicas y servicios de hotelería profesional.

i. Acompañamiento tecnológico para la mejora de la operación del Hotel y su eficiencia.

ii. Atención personalizada a sus huéspedes para gestión de reservas o consultas relacionadas con el hotel a través de un call center.

iii. Dar acceso al Aliado a un PMS (property management system o sistema informático de propiedad de Ayenda) desarrollado para la gestión de las reservas de los Huéspedes del Hotel, y a capacitarlo para el uso del sistema.

iv. Contar con personal especializado en la vinculación y uso de cuentas del Hotel en canales digitales y los demás canales de ventas, para la comercialización del Hotel.

c. Asesoría profesional en comercialización y mercadeo.

i. Estudio de mercado constante para la administración y comercialización de habitaciones del hotel, enfocadas en generar mayor ocupación del hotel.

ii. Desarrollo de canales digitales propios como página web y aplicación móvil de Ayenda para promoción del Hotel.

iii.Realizar un estudio profesional de mercado que permita establecer tarifas dinámicas según temporada, competidores, características del Hotel, entre otros factores.

iv. Despliegue de equipos comerciales profesionales para conseguir alianzas corporativas estratégicas que generen mayor ocupación en el hotel.

v. Estructuración de programas de lealtad con hoteleros y huéspedes.

2. Obligaciones del Aliado. El Aliado deberá llevar a cabo los siguientes actos:

a. Proceso de implementación y operación del Hotel: Como parte del proceso de implementación del Hotel y durante toda la vigencia del Contrato, el Aliado es responsable de lo siguiente frente al Hotel:

i. Presentar a tiempo toda la información y documentación requerida por Ayenda: a) Número de identificación tributaria del Aliado y del Hotel (si aplica), c) certificación bancaria, d) Licencia de funcionamiento o Turismo, e) Certificado de registro y vigencia de la sociedad (si se trata de una sociedad), f) documento que acredite capacidad para actuar en nombre de la sociedad (si se trata de una sociedad), g) documento de identificación de quien firma el presente Contrato.

ii. Incluir, siempre y cuando los permisos legales lo autoricen y en el momento que Ayende lo solicite, un letrero de Ayenda en su fachada, cuyo costo es asumido por Ayenda.

iii. Hacer uso de cojines, pies de cama, , y demás material que sean proporcionados y/o gestionados por Ayenda dentro del proceso de implementación del Hotel, o posteriormente en la operación del mismo, de acuerdo con instrucciones de uso compartidas al Aliado, y responder por los daños que sean generados sobre esos materiales entregados por Ayenda.

iv. Atender a las citas programadas (para fotografías, y mapeo de calidad). El valor de la primera cita para fotografía siempre será asumido por Ayenda, y en caso de que el Aliado no la cumpla, estará en la obligación de pagar a favor de Ayenda el valor de la misma y de las siguientes citas de fotografía que deba programar Ayenda hasta completarse el primer registro fotográfico y el mapeo de calidad del Hotel.

v. El Hotel en el interior y exterior debe contar con una calidad óptima para lograr espacios impecables y de acuerdo con los estándares de calidad de Ayenda. Así mismo se obliga a atender oportunamente las solicitudes que haga Ayenda con respecto a reparaciones necesarias y/o locativas, mejoras al Hotel y mejoras en la atención a los Huéspedes y en su operación, con miras a prestar un servicio de calidad y estandarizado a los mismos.

vi. Entregar a cada huésped que llega amenidades de acuerdo con el Anexo Online.

vii. Dar acceso exclusivo a Ayenda al 100% del inventario de habitaciones del Hotel, lo cual implica que todas las habitaciones disponibles del Hotel serán comercializadas por Ayenda.

viii. Realizar en su totalidad las capacitaciones virtuales definidas por Ayenda.

ix. Realizar alguna conducta, contraria a lo establecido en esta cláusula o en el Anexo Online, dará lugar a la terminación automática del contrato, por parte de Ayenda, sin necesidad de requerimiento de incumplimiento.

x. El Aliado deberá reembolsar a Ayenda los valores que Ayenda deba pagar directamente a los huéspedes en calidad de devoluciones solicitados por este último, únicamente en los casos en que el huésped pagó la tarifa de la reserva directamente al hotel. El Aliado autoriza expresamente a Ayenda, para retener y descontar de los montos recaudados por cualquier concepto para cubrir el reembolso mencionado previamente.

xi.El Aliado deberá reembolsar a Ayenda los costos que Ayenda deba incurrir en el evento en que por causas atribuibles al Hotel, Ayenda deba reubicar a uno o más huéspedes en otro hotel de la cadena. El Aliado autoriza expresamente a Ayenda, para retener y descontar de los montos recaudados por cualquier concepto para cubrir el reembolso mencionado previamente.

xii. El Aliado acepta y autoriza de forma expresa a Ayenda a cobrar y/o retener de las sumas recaudadas por cualquier concepto, con el fin de cubrir pagos pendientes. Lo anterior aplica para comisiones, amenidades, y demás conceptos que puedan surgir en el desarrollo del contrato.

b. Salida al aire para su comercialización

i. Cumplir con todos los requisitos del proceso de implementación y estandarización notificados previamente por Ayenda.

ii. Cumplir con el proceso de Onboarding realizado por Ayenda y contar con su visto bueno sobre cumplimiento de los requisitos anteriores.

iii. Al salir al Aire se dará inicio a la comercialización de las habitaciones del Hotel por los diferentes canales de Ayenda y se comenzará a liquidar aplicar el cálculo de la comisión de Ayenda según lo descrito en la cláusula segunda del presente Contrato.

c. Administración y/o gestión de reservas en el PMS.

3. Administración de Cuentas en Canales Digitales

Adicionalmente a lo establecido en la sección “Administración de Cuentas en Canales Digitales” del Contrato, Ayenda podrá suscribir al Aliado a nuevos canales digitales, por lo que la comisión o tarifa que cobren los canales digitales por el servicio prestado, será asumido por el Aliado.

Adicionalmente, Ayenda será el titular de los derechos de las imágenes del Hotel que Ayenda publique en los canales digitales en ejecución de los Servicios. Una vez terminada la relación con Ayenda, los canales digitales se devolverán con el historial con el que cuenta hasta la fecha. Se eliminará el registro fotográfico levantado por Ayenda y cualquier relación que haya con respecto a las marcas de Ayenda.

Al publicar el Hotel en los Canales de Ayenda u otros medios, Ayenda sólo actúa como un facilitador, por esto, el Aliado es el único responsable de proporcionar los servicios de alojamiento a los Huéspedes y de documentar todas las operaciones de las que este y los Huéspedes sean parte y garantizará que se cumplan con las normas aplicables.

Por otro lado, dentro de la gestión de la reserva, Ayenda dará soporte a los Huéspedes que se comuniquen al call center de Ayenda y referirá las dudas y retroalimentación de los mismos al Aliado. Sin embargo, Ayenda no será responsable de, y no proporcionará información sobre el Hotel diferente a la suministrada por el Aliado.

4. Procedimiento para calcular Penalidades: a continuación el procedimiento para calcular las penalidades establecidas en la cláusula 11 del Contrato principal:

a. El Aliado no ingresa todas las reservas en el PMS: En beneficio del Huésped, si el Aliado no ingresa al PMS todas las reservas de los huéspedes que hacen check in en el Hotel, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que el Hotel actualice su PMS con las reservas.

ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que actualice su PMS con las reservas.

iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.

iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.

v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (a), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

b. El Aliado no respeta la tarifa ofrecida en la reserva: En beneficio del Huésped, si el Aliado cobra a un Huésped una tarifa mayor o menor a la que le fue ofrecida en el momento de hacer la reserva, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.

iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), en el evento en que el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.

v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (b), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

c. El Aliado hace un uso no establecido de kits de aseo/amenidades: En caso de utilizar los kits de aseo/amenidades, en una forma que contravenga lo dispuesto en en el anexo Online, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (c), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (c), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (c), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.

iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), en el evento en que el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (c), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.

v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (c), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

d. No cumplimiento con estándares de calidad y espacios impecables. En beneficio del Huésped, en caso que el Aliado no mantenga en el interior y exterior del Hotel espacios impecables, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente Contrato, Ayenda procederá de la siguiente manera:

i) En el primer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), se le enviará al Hotel por cualquier medio el primer llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

ii) En el segundo evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), se le enviará al Hotel por cualquier medio el segundo llamado de atención, con el fin de que no reincida en dicha práctica.

iii) En el tercer evento que ocurra la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 1 día completo.

iv) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iii), en el evento en que el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá inmediatamente a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 2 días completos.

v) En el evento en que luego de la suspensión mencionada anteriormente en el literal iv), el Hotel incurra al menos una vez en la conducta señalada en la presente sección 4 (d), Ayenda procederá a suspender la comercialización del Hotel en los diferentes canales de venta por un periodo de 3 días completos por cada evento, y así sucesivamente.

e. Sanción por no pago. Ayenda tendrá la facultad de suspender totalmente la comercialización del hotel en el evento en que éste incumpla con los pagos por cualquier concepto. Previo a dicha suspensión Ayenda remitirá una comunicación notificando dicha situación.

Una vez el hotel realice el pago, y sea validado por parte de Ayenda, se restituirá la comercialización. No se generarán sumas a favor del hotel por concepto de daños, perjuicios, o sumas dejadas de percibir como resultado de esta penalidad.

5. Declaraciones y Garantías: El Aliado declara que:

a. No existe ningún reclamo, litigio, liquidación, suspendido, pendiente o por iniciarse contra la respectiva Parte, que pueda: imponer restricciones para cumplir sus obligaciones bajo los términos consagrados en el presente Contrato y/o en sus anexos; (ii) impedir, obstaculizar o dilatar la adecuada ejecución del presente Contrato y/o de sus anexos; o (iii) derivarse o resultar en la revocatoria, nulidad, ineficacia, inoponibilidad o invalidez del presente Contrato, sus anexos o de alguna de sus disposiciones.

b. Cumplen con la normativa que les es aplicable y con los requisitos legales aplicables generales y a quienes prestan servicios de hospedaje.

c. Es el propietario legítimo del Hotel o es su operador o ha sido autorizado por estos para (i) celebrar el presente Contrato; (ii) llevar a cabo el objeto del mismo.

d. No permitirá el ingreso de menores de edad sin la compañía de sus representantes legales, e implementará políticas en contra de la explotación sexual infantil.

6. Propiedad Intelectual, Marcas de Ayenda y Información Confidencial.

6.1. Propiedad Intelectual Cada parte mantendrá la titularidad sobre los activos intelectuales de su propiedad, puestos a disposición para la prestación de los Servicios y concederán en favor de la otra parte licencia para el uso, en los términos que constan en el Contrato, en el presente documento y/o en sus anexos para el uso de los signos distintivos. Asimismo, los Derechos de Propiedad Intelectual, Nuevos Proyectos y Otros Activos Intangibles que pudieren resultar con ocasión de la prestación de los Servicios, serán de propiedad de Ayenda. Lo anterior incluye, pero sin limitarse, al know how y los desarrollos tecnológicos como el PMS o similares, la aplicación, entre otros.

Para efectos del presente documento, se entenderán las siguientes definiciones:

A. Derechos de Propiedad Intelectual: significa cualquiera y todos los derechos sobre todas las creaciones del intelecto humano desarrolladas antes y durante la ejecución de los Servicios, incluyendo, pero sin limitarse a, las invenciones, modelos de utilidad, diseños industriales, marcas y otros signos distintivos, secretos industriales, circuitos integrados, obras literarias y artísticas, obras audiovisuales, software, playbooks, manuales, cursos, investigaciones, nombres de dominio y cualquier otro derecho de propiedad industrial o de derechos de autor, de cualquier tipo en cualquier parte del mundo (incluyendo las correspondientes aplicaciones).

B. Nuevos Proyectos: significa cualquiera y todas las ideas expresadas, conceptos expresados, descubrimientos, proyectos en desarrollo, nuevos desarrollos, planos, diseños y prototipos que no sean susceptibles de ser protegidos por derechos de propiedad intelectual.

C. Otros Activos Intangibles: significa cualquiera y todos los procesos, técnicas, know-how, dispositivos, aparatos, especificaciones, diseños, prototipos, circuitos, algoritmos, programas, códigos, documentación u otro material o información, tangible o intangible, que no sean susceptibles de protección por derechos de propiedad intelectual o de cualquier otra forma (incluyendo todas las versiones, modificaciones, mejoras y trabajos derivados de ello).

De cara a la ejecución de los Servicios, los Derechos de Propiedad Intelectual, Nuevos Proyectos y Otros Activos Intangibles (los “Activos de Propiedad Intelectual”) se regirán por las siguientes reglas:

a. Ayenda será titular de los derechos patrimoniales de los Activos de Propiedad Intelectual que resulten con ocasión de la prestación de los Servicios.

b. El Aliado se obliga a suscribir con sus empleados, contratistas, subcontratistas, representantes, asesores y aquellas personas que tengan acceso a los Activos de Propiedad Intelectual, los documentos necesarios para asegurar la cesión de los derechos patrimoniales que pudieran llegar a corresponderles a dichas personas sobre los Activos de Propiedad Intelectual que resulten con ocasión de la ejecución de los Servicios.

c. El Aliado se obliga a usar los Activos de Propiedad Intelectual que reciba de Ayenda única y exclusivamente para los propósitos mencionados en el Contrato y/o en sus anexos, por lo tanto, se abstendrá de usar, divulgar, o reproducir dichos activos para fines diferentes a los autorizados por Ayenda, en beneficio propio o a favor de terceros sin la autorización previa, expresa y escrita por parte de Ayenda.

d. El Aliado se obliga a no realizar ningún acto que pueda perjudicar o afectar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda, el good will de éste o la reputación de que gozan sus marcas.

e. El Aliado se obliga a no modificar, transformar o alterar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda.

f. El Aliado se obliga a no utilizar los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda como parte de su nombre comercial o denominación social después de la terminación de la relación comercial entre las Partes.

g. El Aliado se obliga a no solicitar, ni durante la vigencia de la relación comercial entre las Partes ni después de su terminación, el registro de derechos de propiedad intelectual que sean similares a los Activos de Propiedad Intelectual de Ayenda.

h. El Aliado se obliga a notificar inmediatamente a Ayenda si conoce de alguna infracción que se esté cometiendo respecto de sus Activos de Propiedad Intelectual por parte de terceros.

i. El Aliado indemnizará a Ayenda por el uso indebido que él, sus empleados, contratistas o representantes, hagan de marcas o imagen corporativa de Ayenda y en general por cualquier violación a la propiedad intelectual del mismo.

6.2 Marcas de Ayenda. En virtud del proceso de estandarización y de la relación comercial entre las Partes, el Aliado publicitará y comercializará el Hotel conjuntamente con su marca y las marcas y/o signos distintivos que se relacionan de Propiedad de Ayenda, los cuales son propiedad de Ayenda y serán licenciados, única y exclusivamente durante el término de vigencia de la relación comercial entre las Partes establecido en el Contrato, al Aliado para el desarrollo de lo establecido en el Contrato y/o en sus anexos. Sin perjuicio de lo anterior, el Aliado se obliga a utilizar dichas marcas y signos distintivos de acuerdo con las políticas fijadas por Ayenda.

La licencia que por este documento se concede, no otorga ningún derecho económico con respecto a las marcas y signos distintivos en favor del Aliado.

El Aliado se compromete a no hacer nada que perjudique o dañe el nombre comercial, las marcas, signos distintivos o la reputación de Ayenda.

El no cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo da lugar a la terminación inmediata sin necesidad de requerimiento del incumplimiento.

6.3 Información Confidencial Toda la información relacionada con los Servicios y con el Hotel es confidencial para las Partes. Se entiende por información confidencial, toda la información escrita o verbal que las Partes o sus Representantes (accionistas, administradores, empleados o asesores) hayan suministrado o suministren a la otra de cualquier forma y por cualquier medio, antes o después de la suscripción del Contrato y/o de la aceptación de sus anexos, o que sea suministrada por un tercero, pero esté relacionada con los Servicios (en adelante la “Información Confidencial”), incluyendo pero sin limitarse al know how de Ayenda puesto a disposición para la prestación de los Servicios.

En consecuencia, las Partes se obligan a no revelar, divulgar, exhibir, mostrar, comunicar, comercializar o producir para terceros la Información Confidencial y a usarla única y exclusivamente para dar cumplimiento a lo establecido en el Contrato y/o en sus anexos. De igual forma, las Partes se obligan a no usar la Información Confidencial de modo que pueda ser de alguna manera, directa o indirectamente, perjudicial para la otra Parte y a implementar medidas de seguridad estrictas para evitar la divulgación, alteración, fuga o uso no autorizado de la Información Confidencial.

Parágrafo 1. Duración. Esta obligación de confidencialidad estará vigente por todo el término de duración de la relación comercial entre las Partes y durante 2 años contados a partir de su terminación.

Parágrafo 2. Propiedad. Toda la Información Confidencial entregada seguirá siendo propiedad exclusiva de la Parte Reveladora o de quien ésta la haya obtenido.

ii. Colombia

1. Amenidades: Como parte del proceso de estandarización, Ayenda se encarga del diseño y producción de kits de aseo/amenidades, los cuales el Aliado se obliga a entregar a sus huéspedes y están compuestos por elementos que facilitan la estadía a los mismos de acuerdo con precios y elementos descritos en este documento, el cual hace parte integrante del contrato de prestación de servicios.

a. Obligaciones: En cuanto a esto, el Aliado se obliga a:

i. Comprarlos únicamente a Ayenda o a quién Ayenda designe para su venta de acuerdo con las condiciones aquí dispuestas.

ii. Suministrar los kits de aseo/amenidades gratis a los huéspedes que hagan proceso de check in, como mínimo entregado un kit a cada huésped.

iii. No ofrecer a los huéspedes kits de aseo/amenidades diferentes a los establecidos por Ayenda.

iv. No realizar venta de los mismos a los huéspedes ni a externos, salvo autorización expresa y por escrito de parte del representante legal de Ayenda.

b. Entrega: El Aliado tendrá acceso a una plataforma para la solicitud de kits de aseo. Los kits de aseo se entregarán en los 7 días hábiles posteriores a su solicitud.

c. Elementos de los cuales se compone el kit: El kit será vendido por cajas y deberá ser pagado por parte del Aliado a Ayenda. Cada unidad se compone de:

i. Un (1) Jabón de pasta.

ii. Un (1) shampoo/acondicionador.

Los elementos del kit y el precio podrán ser modificados por Ayenda de forma unilateral, como resultado de variaciones del precio en la materia prima o costos de transporte, dichos cambios serán notificados de manera previa.

d. El precio: El precio del kit , tendrá un ajuste anual de acuerdo con el incremento del IPC del año inmediatamente anterior.

e. Forma de pago: Se realizará corte mensual, junto con la liquidación descrita en la cláusula correspondiente del contrato “conciliación de cuentas”, y se determinará el valor a pagar por parte del Aliado.

f. Entrega a huéspedes: El Hotel deberá hacer entrega de los mismos a los huéspedes que hagan proceso de check in, día de por medio como mínimo entregado un kit a cada huésped.

Lo anterior son cantidades mínimas, esto quiere decir que el Aliado puede entregar más al huésped si así lo desea.

g.Terminación del contrato con Ayenda: En caso de dar por terminado el Contrato, el Aliado se obliga a devolver el total de amenidades que conserve, pues los mismos solamente se utilizan para huéspedes que hagan check in mientras hagan parte de la cadena. Ayenda comprará las amenidades que hayan sido efectivamente pagadas por el Aliado al precio por el cual fueron adquiridas por parte de este.

2. Datos Personales Las Partes se obligan a dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable.

Los datos personales de los Huéspedes que sean recolectados en desarrollo de los Servicios conformarán una base de datos que será de propiedad tanto del Aliado como de Ayenda, por lo anterior, ambas Partes se obligan a tratar dichos datos de conformidad con las finalidades autorizadas por sus respectivos titulares.

El Aliado autoriza a Ayenda para que recolecte, use, almacene, transmita los datos personales de personas naturales vinculadas o relacionadas con este (en el evento en que sea necesario para el desarrollo de los Servicios) con el propósito de dar cumplimiento a las obligaciones o hacer efectivos los derechos que se desprenden del Acuerdo de Vinculación, del presente documento y/o de sus anexos. El Aliado podrá conocer los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales dirigiéndose a la política de protección de datos de Ayenda, la cual se encuentra en el siguiente link: https://ayenda.com/politica-de-privacidad.

El Aliado declara que cuenta con la autorización de los titulares de los datos personales para el tratamiento, y/o almacenamiento de la totalidad de la información propia, y de terceros, por lo que exonera a Ayenda de cualquier responsabilidad por el manejo de dicha información.

Parágrafo 2. Ayenda se reserva el derecho a adelantar inspecciones y auditorías en relación con el cumplimiento del Aliado de la normativa en materia de protección de datos personales, sin necesidad de previo aviso.



iii. México

1. Amenidades: Como parte del proceso de estandarización, Ayenda se encarga del diseño, y producción y/o distribución de kits de aseo/amenidades, los cuales el Aliado se obliga a entregar a sus huéspedes y están compuestos por elementos que facilitan la estadía a los mismos de acuerdo con precios y elementos descritos en este documento, el cual hace parte integrante del contrato de prestación de servicios. En cuanto a esto, el Aliado se obliga a:

a. Obligaciones: En cuanto a esto, el Aliado se obliga a:

i.Comprarlos únicamente a Ayenda o a quién Ayenda designe para su venta de acuerdo con las condiciones aquí dispuestas.

ii.Suministrar los kits de aseo/amenidades gratis a los huéspedes que hagan proceso de check in, como mínimo entregado un kit a cada huésped.en las cantidades y periodicidad determinadas por directriz de Ayenda, según el Anexo de Amenidades.

iii.No ofrecer a los huéspedes kits de aseo/amenidades diferentes a los establecidos por Ayenda.

iv.No realizar venta de los mismos a los huéspedes ni a externos, salvo autorización expresa y por escrito de parte del representante legal de Ayenda.

b. Entrega: El Aliado tendrá acceso a una plataforma para la solicitud de kits de aseo. Los kits de aseo se entregarán en los 7 días hábiles posteriores a su solicitud. Se entregarán al Aliado, aproximadamente cada quince (15) días, las amenidades que se determinen de acuerdo con las necesidades del mismo, según la ocupación de huéspedes.

c. Elementos de los cuales se compone el kit: El kit será vendido por cajas y deberá ser pagado por parte del Aliado a Ayenda. Cada unidad se compone de:

i. Un (1) Jabón de pasta.

ii. Un (1) shampoo/acondicionador.

Los elementos del kit y el precio podrán ser modificados por Ayenda de forma unilateral, como resultado de variaciones del precio en la materia prima o costos de transporte, dichos cambios serán notificados de manera previa.

d. El precio: El precio del kit, tendrá un ajuste anual de acuerdo con el incremento del IPC del año inmediatamente anterior.

e. Forma de pago: Se realizará corte mensual, junto con la liquidación descrita en la cláusula correspondiente del contrato “conciliación de cuentas”, y se determinará el valor a pagar por parte del Aliado.

f. Entrega a huéspedes: El Hotel deberá hacer entrega de los mismos a los huéspedes que hagan proceso de check in, día de por medio como mínimo entregado un kit a cada huésped. Lo anterior son cantidades mínimas, esto quiere decir que el Aliado puede entregar más al huésped si así lo desea

g. Terminación del contrato con Ayenda: En caso de dar por terminado el Contrato, el Aliado se obliga a devolver el total de amenidades que conserve, pues los mismos solamente se utilizan para huéspedes que hagan check in mientras hagan parte de la cadena. Ayenda comprará las amenidades que hayan sido efectivamente pagadas por el Aliado al precio por el cual fueron adquiridas por parte de este.

2. Datos Personales

Con la finalidad de garantizar y salvaguardar su derecho a la privacidad y la autodeterminación informativa, y de conformidad con las políticas de privacidad de AYENDA MÉXICO S. de R.L. de C.V. (“AYENDA”), así como con lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (“LFPDP”) y su Reglamento (“Reglamento”), se emite el presente Aviso de Privacidad:

IDENTIDAD DEL RESPONSABLE
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DATOS PERSONALES Y FORMA DE RECABARSE

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AYENDA almacenará sus datos personales exclusivamente para las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad, y durante el tiempo que sea necesario de conformidad con lo que establezcan las disposiciones legales vigentes.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

El acceso a los datos personales en posesión de AYENDA, se limitará a las personas que necesiten tener acceso a dicha información, con el propósito de llevar a cabo las finalidades identificadas en el presente Aviso de Privacidad.

AYENDA utilizará la información recabada para los siguientes fines:

- Prestarle los servicios que solicite.

- Comunicarnos con usted y dar respuesta a sus preguntas y/o comentarios.

- Identificar a nuestros clientes de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.

- Procesar y recopilar pagos.

- Cumplir las exigencias legales correspondientes y nuestras políticas.

CONSENTIMIENTO

Usted debe otorgar a AYENDA su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, mismo que AYENDA entenderá otorgado cuando habiéndose puesto a su disposición el presente aviso de privacidad usted no manifieste su oposición dentro de de un plazo de 5 días, de conformidad con lo previsto en los Artículos 8, 10 y 37 de la LFPDP y los Artículos 11, 12, 13 y 14 de su Reglamento. Para todos los efectos a que haya lugar, AYENDA manifiesta que sus datos personales no serán tratados para las finalidades que sean distintas a aquéllas que son necesarias y den origen a la relación entre usted, como titular de los derechos personales, y AYENDA, como prestador de servicios.

MEDIOS PARA EJERCER LOS DERECHOS ARCO

Conforme a la LFPDP usted tiene el derecho de ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (los “Derechos Arco”) de la siguiente forma:

Usted tiene derecho de acceder a sus datos personales que poseemos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos; cancelarlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señalados en el presente Aviso de Privacidad, estén siendo utilizados para finalidades no consentidas o haya finalizado la relación contractual o de servicio, o bien, oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos, excepto en los casos señalados en disposiciones legales aplicables.

Para ejercer sus Derechos Arco usted, como el titular de los datos personales, o su representante legal debe enviar un escrito señalando lo que requiere, vía correo electrónico o por mensajería a las siguientes direcciones:

Responsable de atender las solicitudes de los titulares: Aldemar Ortega

AYENDA MÉXICO S. de R.L. de C.V. en Calle del Seminario 176, Colonia Lomas de la Herradura, Huixquilucan C.P. 52785

México, D.F.

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: +52 55 41601921

El escrito para ejercer los Derechos ARCO debe ser firmado autógrafamente por usted, titular de los datos personales, o su representante legal, y en caso de que no sepan o puedan firmar colocarán su huella digital. Dicho escrito deberá ir acompañado de una identificación oficial del titular de los datos o su representante legal, así como la documentación que acredite la personalidad de este último.

Asimismo, en caso de que usted desee revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales por parte de AYENDA, deberá enviar un escrito conforme a lo anteriormente señalado indicando la revocación de su consentimiento.

CAMBIOS AL AVISO DE PRIVACIDAD

AYENDA, se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad, así como a sus políticas de privacidad para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios o productos, entre otras. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: (i) anuncios visibles en nuestros establecimientos o centros de atención a clientes; (ii) en nuestra página de Internet https://ayenda.com/



iv. Perú

1. Amenidades: Como parte del proceso de estandarización, Ayenda se encarga del diseño y producción de kits de aseo/amenidades, los cuales el Aliado se obliga a entregar a sus huéspedes y están compuestos por elementos que facilitan la estadía a los mismos de acuerdo con el presente Anexo. En cuanto a esto, el Aliado se obliga a:

a. Obligaciones: En cuanto a esto, el Aliado se obliga a:

i. Comprarlos únicamente a Ayenda o a quién Ayenda designe para su venta de acuerdo con las condiciones aquí dispuestas.

ii. Suministrar los kits de aseo/amenidades gratis a los huéspedes que hagan proceso de check in, como mínimo entregado un kit a cada huésped.

iii. No ofrecer a los huéspedes kits de aseo/amenidades diferentes a los establecidos por Ayenda.

iv. No realizar venta de los mismos a los huéspedes ni a externos, salvo autorización expresa y por escrito de parte del representante legal de Ayenda.

b. Entrega: El Aliado tendrá acceso a una plataforma para la solicitud de kits de aseo. Los kits de aseo se entregarán en los 7 días hábiles posteriores a su solicitud.

c. Elementos de los cuales se compone el kit: El kit será vendido por cajas y deberá ser pagado por parte del Aliado a Ayenda. Cada unidad se compone de:

i. Un (1) Jabón de pasta.

ii. Un (1) shampoo/acondicionador.

Los elementos del kit y el precio podrán ser modificados por Ayenda de forma unilateral, como resultado de variaciones del precio en la materia prima o costos de transporte, dichos cambios serán notificados de manera previa.

d. El precio: El precio del kit , tendrá un ajuste anual de acuerdo con el incremento del IPC del año inmediatamente anterior.

e. Forma de pago: Se realizará corte mensual, junto con la liquidación descrita en la cláusula correspondiente del contrato “conciliación de cuentas”, y se determinará el valor a pagar por parte del Aliado.

f. Entrega a huéspedes: El Hotel deberá hacer entrega de los mismos a los huéspedes que hagan proceso de check in, día de por medio como mínimo entregado un kit a cada huésped.

Lo anterior son cantidades mínimas, esto quiere decir que el Aliado puede entregar más al huésped si así lo desea.

g. Terminación del contrato con Ayenda: En caso de dar por terminado el Contrato, el Aliado se obliga a devolver el total de amenidades que conserve, pues los mismos solamente se utilizan para huéspedes que hagan check in mientras hagan parte de la cadena. Ayenda comprará las amenidades que hayan sido efectivamente pagadas por el Aliado al precio por el cual fueron adquiridas por parte de este.


2. Datos Personales

Lo dispuesto en este anexo es de aplicación exclusiva para los usuarios y visitantes domiciliados en la República de Perú. En caso de contradicción entre lo dispuesto en el texto de la Política de Privacidad y este anexo, regirá para los usuarios y visitantes domiciliados en la República de Perú lo dispuesto en este anexo.

¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

AYH PERU S.A.C., identificada con RUC N° 20605460250, domiciliada en Av. Pardo y Aliaga Nro. 699 Int. 802, Distrito de San Isidro, Provincia y Departamento de Lima (en adelante, Ayenda Perú), es el responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios que visitan nuestro sitio web y/o tienen comunicación con nosotros vía whatsapp u otro medio de comunicación. Por ello, con el objeto de evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y/o robo de los datos personales facilitados por los usuarios, Ayenda Perú ha adoptado las medidas de seguridad jurídicas, organizativas y técnicas apropiadas y legalmente requeridas.

¿Cuáles son las finalidades del tratamiento?

Recolectamos datos personales teniendo en cuenta los procesos a realizar, por tanto las finalidades de tratamiento pueden ser las siguientes:

a. Reclutamiento: recopilar, tratar y almacenar datos personales con el fin de llevar a cabo el proceso de selección al que aplicas.

b. Proceso de integración de hoteleros dentro de la cadena: atender tu solicitud de contacto, consultar y verificar la información entregada por ti como hotelero interesado en hacer parte de la cadena ante fuentes privadas, públicas y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar antecedentes y adecuado comportamiento para hacer parte de la cadena.

c. Procesos de gestión de reservas y huéspedes:

- Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial contigo como huésped de Ayenda.

- Registrar a un huésped en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su reserva, estadía y posterior seguimiento de calidad del servicio prestado.

d. Libro de reclamaciones: atender y dar trámite a tus peticiones, quejas y reclamos formulados.

e. Mantener contacto contigo a través de correo físico o electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea, telefónicamente, o a través de cualquier otro medio de comunicación a fin de llevar a cabo actividades comerciales o de mercadeo sobre los servicios de la cadena (solo aplicable a quienes acepten el aviso de fines adicionales).

¿En qué banco(s) de datos se almacenará mi información y quien es el titular del mismo?

Ayenda Perú es el titular del banco de datos en donde se almacenarán los datos personales que usted facilite a través de nuestro sitio web, vía whatsapp u otro medio de comunicación. En función a la finalidad del tratamiento de tus datos, tus datos personales se almacenarán en uno de los siguientes bancos de datos personales debidamente registrados:

a. Postulantes

b. Hoteles Aliados

c. Huéspedes

d. Quejas y reclamos

e. Prospectos de clientes

Se informa al usuario que, cualquier tratamiento de datos personales, se ajusta a lo establecido por la legislación vigente en Perú en la materia (Ley Nº 29733, su reglamento y normas complementarias).

¿Se transfieren los datos personales a terceros?

a. Postulantes

Ayenda Perú utiliza los servicios de la plataforma de reclutamiento Recruitee a través de Recruitee B.V. cuyos servidores se encuentran en los Países Bajos para el proceso de recopilación de los datos personales. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de ejecutar el proceso de reclutamiento desde la empresa matriz.

b. Hoteles Aliados Ayenda Perú utiliza los servicios de la plataforma de CRM HubSpot a través de HubSpot Inc. cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos con la finalidad de realizar un adecuado seguimiento y contacto con los hoteles aliados. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de ejecutar la relación contractual desde la empresa matriz.

c. Huéspedes Ayenda Perú transfiere tus datos personales al hotel aliado en el que hayas hecho una reservación con el fin de ejecutar la relación contractual. Por otro lado, Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Digital Ocean LLC, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de gestionar y ejecutar la relación contractual desde la empresa matriz. En caso de resultar aplicable, Ayenda Perú utiliza el servicio de envío de comunicaciones de Twilio Inc., cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos.

d. Quejas y reclamos De resultar aplicable, Ayenda Perú transfiere tus datos personales al hotel aliado en el que hayas hecho una reservación con el fin de obtener la información necesaria para atender tu requerimiento. Por otro lado, Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Google Inc, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de atender su requerimiento desde la empresa matriz.

f. Prospectos de clientes Ayenda Perú contrata los servicios en la nube para el almacenamiento de sus datos personales a través de Google Inc, cuyos servidores se encuentran en Estados Unidos. Asimismo, Ayenda S.A.S., domiciliada en Colombia, puede acceder a los datos personales con el fin de realizar las acciones de mercadeo desde la empresa matriz.

¿Las respuestas del formulario son obligatorias? ¿Cuál es la consecuencia de responder o negarse a hacerlo? Con excepción de los fines de mercadeo, los datos solicitados son necesarios para cumplir con la finalidad de tratamiento. Por lo tanto, el consentimiento por parte de un usuario o usuaria es obligatorio; de no otorgarse, Ayenda Perú no podrá realizar las finalidades descritas anteriormente.

¿Por cuánto tiempo se realiza el tratamiento?

Los datos personales proporcionados por cada usuario o usuaria se conservarán por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento hasta que solicite su cancelación.

¿Cómo puedes ejercer tus derechos para controlar tu Información Personal?

Cada usuario o usuaria puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, cancelación, revocación y demás derechos consagrados en la Ley y su Reglamento, mediante una solicitud dirigida a [email protected] o comunicandose al número telefónico 997523013.

En determinados casos, mantendremos en nuestros archivos la Información Personal que nos hayas pedido que suprimamos únicamente cuando exista un deber contractual o legal de mantener tu Información Personal. Una vez eliminado el deber contractual o legal, procederemos a suprimir tu Información Personal.

De considerar que no has sido atendido en el ejercicio de tus derechos puedes presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, dirigiéndote a la Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos: Calle Scipión Llona 350, Miraflores, Lima, Perú.