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Ayenda
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

I. Objetivo de la política.

Esta Política de Privacidad te explicará la manera en que AYENDA S.A.S. (en adelante “Ayenda”), sociedad identificada con NIT 900.979.801-1 actuando en su calidad de Responsable de información personal, lleva a cabo el tratamiento de datos personales de huéspedes, empleados, proveedores, aliados, y terceros.

Ayenda garantiza la protección de los datos personales de los titulares, así como sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información que se conserva en nuestras Bases de Datos.

II. Alcance

El objetivo de este documento es informarte como Titular sobre la manera en que serán tratados tus datos personales si los has entregado a Ayenda, o si en un futuro lo haces.

Esta Política será aplicable a todas las Bases de Datos, y respecto de todos los datos personales tratados por Ayenda como Responsable conforme a la ley 1581 de 2021, y demás normas reglamentarias que la adicionen, modifique, complemente o reglamente.

III. Definiciones

Para tu mayor entendimiento, se utilizarán las siguientes definiciones, de acuerdo a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que regulan la materia:
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que nos das como Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita por medio de la cual Ayenda como Responsable te informa como Titular acerca de la existencia de esta Política de Tratamiento de datos personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento a tus datos personales. Este aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no poder entregarte por otro medio la Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Base(s) de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
  • Dato(s) Personal(es): Información que puede relacionarse con una o más personas naturales.
  • Dato(s) privado(s): Aquel dato que es solo relevante para ti como Titular.
  • Dato(s) Semiprivado(s): Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte a ti como titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato(s) Público(s): Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidos a reserva alguna, por lo cual pueden ser adquiridos por cualquier persona sin necesidad de autorización para el efecto.
  • Dato(s) Sensible(s): Aquellos que afectan tu intimidad como Titular, que puedan generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a tu salud, vida sexual, y tus datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: base de datos y/o el Tratamiento de los datos, como lo es Ayenda.
  • Titular: Cualquier persona que ingrese sus datos personales en la Plataforma.
  • Tratamiento de Datos (o “Tratamiento”): Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
  • IV. Tratamiento de información

    Los Datos Personales recopilados por Ayenda se utilizan de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, en la legislación vigente en la materia, y en lo que a continuación te mencionamos.
    La Política será aplicable respecto de los datos personales que nos entregues como Titular por cualquier medio (físico, verbal, página web, aplicación u otros medios que sean determinados por Ayenda en un futuro), así como para aquellos que Ayenda logre conseguir por cualquier medio lícito.
    Al realizar nuestras actividades podremos realizar el Tratamiento de Datos Públicos sin solicitar tu previa autorización, siempre que estos sean recopilados de registros público, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, gacetas u otros documentos con dicho carácter, siempre garantizado el cumplimiento de los principios de la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
    Recibimos Datos Personales directamente por tu parte al ser huésped de nuestros hoteles, ser un empleado de nuestra compañía, nuestro proveedor, o por cualquier otra razón legítima, o de parte de tus representantes debidamente facultados, a través de cualquiera de nuestros medios de contacto (correo electrónico, whatsapp, líneas telefónicas, página web, app o cualquier otro medio que podamos utilizar en un futuro según nuestra relación contigo), sobre los que realizamos un Tratamiento, siempre en atención al cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, así como las finalidades que se incluyeron en cada autorización que nos otorgas para el efecto.
    Para tu conocimiento, normalmente no realizamos Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, si lo llegamos a necesitar, contaremos con las autorizaciones correspondientes, habiéndote informado previamente como Titular: i) que no estás obligado a autorizar el tratamiento de tus datos sensibles; ii) que es facultativo responder a preguntas que se relacionen con tus datos sensibles; iii) cuáles son los datos sensibles que trataremos; y iv) el tratamiento y las finalidades del mismo.
    En cuanto a los datos de menores de edad, al tratarlos atenderemos a las normas vigentes y ponemos en marcha todas las garantías para que los menores de edad no se vean vulnerados en su derecho a la libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.
    De esta forma, al tratar información sobre niños o niñas menores de edad, su entrega se hará por parte del representante legal o acudiente de dicho menor de edad de manera siempre facultativa, reservándonos la posibilidad de compartir dicha información en caso de que puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
    En adición a esto, mientras operamos nuestras actividades, podremos apoyarnos en terceros que nos colaborarán con nuestro negocio, y por esto, podrán recolectar y realizar Tratamiento de tu información personal que haya sido entregada con tu autorización previa y acorde a la ley. Sin embargo, en caso de que esos terceros incumplan las obligaciones legales o de otro tipo que tengan en relación con el tratamiento de datos personales, Ayenda no tendrá responsabilidad, ya que actuamos como un tercero de buena fe, confiando en que esos terceros cuentan con las capacidades y/o autorizaciones necesarias para tratar la información, esto en caso de que estos terceros recopilen directamente tu información, de acuerdo a las finalidades para las que la entregaste.
    Finalmente, si la información que entregas a Ayenda incluye información personal de terceros, debes haber conseguido previamente las debidas autorizaciones por los Titulares de la misma.
    En relación con esa información, serás el responsable de contar con todas las autorizaciones para su Tratamiento y mantendrás sin daño o perjuicio alguno a Ayenda por cualquier reclamación o responsabilidad por el uso que se le dé a los datos de acuerdo a las finalidades para las cuales entregaste esa información a Ayenda.

    V. Finalidades del Tratamiento

    Los datos personales que trata Ayenda se utilizan principalmente para prestar sus servicios como cadena hotelera, teniendo en cuenta esta política y las autorizaciones que nos otorgas como Titular.
    Cuando recolectamos tus datos, y de manera previa a que estos sean entregados, se te informarán las finalidades del Tratamiento, las cuales tienen en cuenta los procesos o áreas encargadas de realizar dicho Tratamiento. Estas finalidades se encuentran enmarcadas dentro de las siguientes:

    A. Recursos Humanos:
    1. Recopilar, tratar y almacenar información pública, privada y sensible en algunos casos (imágenes o datos biométricos) que sea entregada con tu hoja de vida si eres un aspirante, con el fin de llevar a cabo el proceso de selección al que aplicas, autorizando la presentación de pruebas de conocimiento o psicotécnicas de ser necesario, y verificación de la información entregada, ya sea de antecedentes, estudios, referencias laborales y personales, tanto con fuentes públicas como privadas.
    2. Administrar y compartir la información que nos entregas a través de tu hoja de vida o de los documentos parte del proceso de contratación para ser conservada por Ayenda y ser compartida terceros y proveedores o contratistas, aún después de terminada tu relación laboral, con el fin de permitirle a Ayenda un adecuado conocimiento de quienes son sus funcionarios y administrar adecuadamente su nómina de acuerdo con su conveniencia.
    3. Registro y gestión de todas las actividades relacionadas al manejo de tu relación laboral como empleado de Ayenda.
    4. Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos que presentes como empleado de Ayenda.

    B. Proceso de contratación de proveedores. 1. Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial y/o contractual contigo como proveedor de Ayenda.
    2. Registrar a un proveedor en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su contratación.
    3. Consultar y verificar la información entregada por ti como proveedor ante las centrales de riesgo, fuentes privadas y públicas, incluyendo la reportada en planillas de seguridad social y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar la experiencia y cumplimiento de tus obligaciones como posible proveedor.

    C. Proceso de integración de hoteleros dentro de la cadena.
    1. Consultar y verificar la información entregada por ti como hotelero interesado en hacer parte de la cadena ante fuentes privadas, públicas y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar antecedentes y adecuado comportamiento para hacer parte de la cadena.
    2. Consultar y verificar la información entregada por ti como hotelero interesado en hacer parte de la cadena ante las centrales de riesgo, fuentes privadas, públicas y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar antecedentes y cumplimiento de tus obligaciones como posible Aliado en la cadena o para hacerte acreedor de préstamos económicos para tu funcionamiento.
    3. Llevar a cabo programas que inciten al trabajo conjunto de los hoteleros con Ayenda para la prestación de los servicios.
    4. Realizar seguimiento a los hoteles frente a los procesos de estandarización y calidad requeridos por Ayenda.

    D. Procesos de gestión de reservas y huéspedes.
    1. Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial contigo como huésped de Ayenda.
    2. Registrar a un huésped en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su reserva, estadía y posterior seguimiento de calidad del servicio prestado.

    E.Área de tecnología
    1. Desarrollo de nuevas funcionalidades o herramientas para uso de las distintas áreas de la compañía.

    F. Área de Mercadeo
    1. Llevar a cabo actividades comerciales o de mercadeo sobre los servicios de la cadena tanto a huéspedes como a hoteleros.
    G. Proceso de Estandarización
    1. Llevar a cabo los procesos de capacitación y acompañamiento en la estandarización de los hoteleros que se hagan parte de Ayenda por medios digitales o presenciales.
    Además de las mencionadas funciones, todas las áreas o procesos mencionados, Ayenda trata tu información como Titular para las siguientes finalidades:

    1. Gestión y mantenimiento de bases de datos de la compañía.
    2. Ejecutar y/o dar cumplimiento a las obligaciones que existan por un contrato contigo.
    3. Atender y dar trámite a tus peticiones, quejas y reclamos formulados como Titular de la información.
    4. Atender requerimientos de autoridades judiciales y/o administrativas.
    5. Compartir información personal con terceros como filiales o aliados comerciales o estratégicos, quienes actúan como Encargados del Tratamiento, para realizar las mismas actividades que ya te informamos anteriormente, o sobre otro tratamiento en específico.
    6. Generar estadísticas y/o controles de datos históricos.
    7. Almacenamiento y/o archivo para fines de gestión e históricos, tanto físico como digital, de la información y documentación que se haya conseguido durante los distintos procesos de Ayenda y la prestación de sus servicios.
    8. Mantener contacto contigo a través de correo físico o electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea, telefónicamente, o a través de cualquier otro medio de comunicación por conocer, para dar cumplimiento a las diferentes finalidades previstas en la presente política o la atención de procesos propios de la actividad hotelera.

    En ningún caso recopilaremos o entregaremos tu información a terceros, diferente a los que puedan ser Encargados del tratamiento, a menos que sea necesario para el adecuado cumplimiento a nuestras obligaciones establecidas en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia, en los casos que sea necesario en virtud de una solicitud u orden de autoridad competente, ya sea dentro de Colombia o el exterior.

    Podremos llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales en nuestros propios servidores o en aquellos que provea un tercero y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se buscará contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán cuplir esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento de esta Política de Tratamiento de datos personales.

    VI. Obligaciones de Ayenda como Responsable del tratamiento

    Ayenda, al ser Responsable de tus datos personales, cumple con las siguientes obligaciones, en adición a las que la ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios pueda atribuirnos:

    1. Garantizarte siempre como Titular, la posibilidad de ejercer tu derecho al hábeas data.

    2. Solicitarte y conservar copia de la autorización que nos hayas entregado para tratar tus datos personales, en caso de ser necesario.

    3. Informarte sobre la finalidad del Tratamiento y tus derechos sobre los datos que compartes con nosotros con tu autorización.

    4. Conservar tu información bajo condiciones de seguridad que impidan su falsificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o engañoso por terceros.

    5. Garantizar que la información que entreguemos a un Encargado sea real, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    6. Actualizar tu información, comunicando en debido tiempo al Encargado, todas las novedades sobre los datos que hayas suministrado y realizar todo lo necesario para que tu información se mantenga actualizada.

    7. Rectificar tu información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del Tratamiento.

    8. Exigir del Encargado condiciones adecuadas de seguridad y privacidad de tu información en todo momento.

    9. Tramitar tus consultas y reclamos que tengas en los términos de ley.

    10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos que puedas presentar.

    11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos cuando se presenten incidentes de seguridad sobre tu información y existan riesgos en la administración de tu información.

    12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que ordene la Superintendencia de Industria y Comercio.

    VII. Derecho de los Titulares de la información

    Como Titular de datos personales, tienes los siguientes derechos:

    1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a Ayenda. Podrás ejercer este derecho, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos sobre los que esté prohibido su tratamiento o no lo hayas autorizado.

    2. Solicitar prueba de la autorización que otorgadaste a Ayenda, salvo en los casos que esto no sea exigido por la ley para el Tratamiento.

    3. haber recibido previamente de nosotros información del uso que se está dando a tus datos personales.

    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplir las normas relativas a protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    5. Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de tus datos cuando en el Tratamiento no se respeten las normas vigentes. Para retirar tu autorización y/o solicitar que se eliminen tus datos, esto sólo será posible si y no tienes una relación comercial o jurídica con nosotros, o si la Superintendencia de Industria y Comercio determina que Ayenda La revocatoria y/o supresión procederá cuando no exista relación contractual no ha respetado lo establecido por la ley para el tratamiento de tus datos personales.

    6. Solicitar de forma gratuita acceso a tus datos personales, al menos una vez al mes.

    VIII. Respecto de las autorizaciones y el consentimiento para el Tratamiento

    Ayenda hace Tratamiento de tus datos personales habiendo obtenido de forma previa tu autorización libre, expresa e informada.

    Las autorizaciones que otorgas pueden encontrarse en documentos físicos o electrónicos, en grabaciones de voz, mensajes de datos, o en cualquier otro formato que permita su consulta posterior, de forma que se permita concluir que hemos obtenido adecuadamente tu consentimiento. Tus autorizaciones serán conservadas para posteriores consultas por tu parte.

    IX. Atención de Peticiones, quejas y reclamos

    A través del área Legal atenderemos todas tus peticiones, consultas, quejas y/o reclamos, relacionadas con los derechos que la ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias te concede para conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales.

    Tus consultas como Titular serán atendidas en máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de que la recibamos. Cuando no fuera posible atender tu consulta en ese término, te informaremos la razón para la demora y te mencionaremos la fecha en la que atenderemos tu consulta, fecha que no será mayos a cinco días hábiles adicionales a la fecha de vencimiento que te habíamos indicado inicialmente.

    Cuando tu o tus herederos consideren que la información sobre la que realizamos Tratamiento debe ser corregida, actualizada o eliminada, o evidencien que estamos incumpliendo alguno de los deberes de la ley de protección de datos personales, podrás presentar un reclamo ante nosotros o ante los Encargados del tratamiento de tus datos.
    Este reclamo que podrás formular ante Ayenda como Responsable u otro Encargado del Tratamiento, debe incluir tu identificación, describir los hechos por lo que reclamas, tu dirección de notificación, y acompañarse de los documentos que sean necesarios para el reclamo. Si este reclamo se encuentra incompleto, te informaremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibir tu reclamo esta situación para que puedas a la recepción del reclamo para que complementes tu reclamo.

    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite", en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    Si desde que te pedimos que complementes la información de tu reclamo pasan dos (2) meses sin una respuesta, entenderemos que has desistido de tu reclamo.

    Así mismo, si no somos competentes para atenderlo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes informaremos a quien tenga la competencia para atenderlo.

    En todo caso, tu reclamo será atendido en máximo quince (15) días hábiles desde que sea recibido de manera completa. Cuando no sea posible atender tu reclamo dentro de dicho término, te informaremos los motivos de la demora, y la fecha en que será atendido el mismo, sin que el tiempo de su atención supere ocho (8) días hábiles siguientes a la primera fecha que te fue informada.

    Es importante tener en cuenta que mientras tengas una relación comercial y/o contractual con nosotros, o sea necesario conservar tu información para dar cumplimiento a nuestro objeto social, esta se conservará y no podrás solicitar que sea eliminada de nuestras bases de datos.

    Si la solicitud de eliminación la haces después de terminada nuestra relación legal y/o contractual, y si ya no es necesario por nosotros conservar tu información para cumplir alguna de nuestras obligaciones legales, eliminaremos tus datos de nuestras bases de datos, significando esto que no se podrá tener acceso a dicha información para nuestra operación. Sin embargo, tu información podrá continuar utilizándose para fines estadísticos, históricos o en atención a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

    Si la solicitud que tu o tus herederos realicen está relacionada con la autorización para el Tratamiento que se realizaremos nuestro mejor esfuerzo por atender tu solicitud de manera adecuada, y en caso de no hacerlo, haremos traslado a los terceros que actúen como Encargados de obtener tu información, caso en el cual no nos haremos responsables por el contenido de la respuesta que se dé a dicha solicitud por ese tercero.
    Tenemos habilitado para ti los siguientes medios de contacto para que envíes tus peticiones, quejas y/o reclamos relacionados con tus datos personales:
  • Dirección: Calle 7D No. 43A - 99, Medellín, Antioquia, Colombia
  • Teléfono: 3012311425
  • Correo: [email protected]
  • X. Ley y jurisdicción aplicable

    Esta Política de tratamiento de datos personales tiene como base lo indicado en la Constitución Política de Colombia, así como en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que la modifiquen, adicionen o complementen.

    XI. Domicilio

    Al ser una cadena internacional, te informamos que el domicilio social de Ayenda en los distintos países en los que se encuentra operando, son los siguientes:

    Colombia: Medellín, en la Calle 7D # 43A 99 Torre Almagrán, Piso 9, y tenemos los siguientes canales de contacto: correo electrónico [email protected] y el número telefónico 3012311425.

    Perú: Provincia de Lima, distrito San Isidro, avenida Pardo y Aliaga No. 699, interior 802. y tenemos los siguientes canales de contacto: correo electrónico [email protected] y número telefónico 997523013.

    México:

    XII. Vigencia

    Esta Política estará vigente desde el 21 de Mayo de 2021. Nos reservamos la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales, y cuando hagamos modificaciones sustanciales a esta, te lo comunicaremos, indicando la fecha a partir de la cual empezará la aplicación de la nueva Política, con al menos, diez (10) días hábiles de anticipación.